Архивный короб — зачем он нужен и как выбрать

Документы в офисе накапливаются быстрее, чем успеваешь их разобрать. Особенно в бухгалтерии, юрслужбе и у кадровиков. Если просто сложить всё в стопки – порядок продержится пару дней. Нужен способ хранения, который не мешает и в любой момент даёт доступ к нужной бумаге. Тут и появляется он – если сразу купить архивный короб в СПб.

Что это вообще такое

Архивный короб – это коробка из плотного картона для хранения документов, особенно тех, которые уже не используются каждый день. Он заменяет громоздкие папки или просто бумажные стопки на полках.

Чаще всего короб сделан из микрогофрокартона или макулатурного сырья. Толщина стенки – около 1,5 мм, чтобы короб держал форму, но не был слишком тяжёлым. Внутри обычно помещаются документы формата А4. Это могут быть:

• договора, акты, счета и другие юридически значимые бумаги;
• кадровые приказы, личные дела сотрудников;
• бухгалтерская отчётность за прошедшие годы;
• старые проекты, планы, схемы;
• медицинские карты или личные дела пациентов.

Никто не мешает использовать его для журналов, инструкций или технической документации – всё, что нужно сохранить, но не держать под рукой.

Один офис однажды пытался экономить и складывал документы в коробки от бумаги. Через полгода они рассыпались, а бумаги – перепутались. Восстанавливали потом неделю.

Чем он отличается от обычной коробки

На вид – ничем особенным не выделяется. Но стоит присмотреться, и становится понятно, что архивный короб продуман до мелочей.

Во-первых, у него есть вырубные отверстия по бокам – за них удобно брать короб с полки. Даже если он стоит плотно между другими. Во-вторых, часто предусмотрен съёмный или откидной верх, чтобы не попадала пыль. В некоторых моделях крышка просто надевается сверху, в других – закрепляется клапаном.

Картон не глянцевый, без ламинации. Это сделано специально – так короб «дышит», внутри не скапливается влага. А гладкая поверхность позволяла бы пыли накапливаться сильнее.

На боковой части – поле для подписей. Указывается год, отдел, вид документации. Иногда даже есть штрихкод или окошко под карточку – удобно при большом архиве.

Зачем он вообще нужен

Не все документы можно сканировать и выкинуть. По закону многое нужно хранить 3, 5, 75 лет – а то и вечно. Без коробов всё это просто не уместится на стеллажах.

Кроме того, в коробе бумаги не пылятся, не желтеют от света, не теряются. Их удобно подписывать и нумеровать. Если хранить бумаги по годам и отделам – при проверке или спорной ситуации нужный акт можно найти за пару минут.

Один начальник как-то не мог найти акт за 2018 год. Полдня метался по офису, пока кладовщик не достал аккуратный короб с надписью «2018 – договоры – отдел продаж». Там всё и лежало, с закладками.

Есть и организационные плюсы:

• можно заранее сформировать папку дел и передать её в архив;
• короб ставится вертикально и не занимает много места;
• картон не скользит, не царапает полки;
• в случае переезда его можно упаковать без лишнего перепечатывания.

Когда без него не обойтись

Если в компании хранится хотя бы несколько сотен бумажных дел – архивный короб становится необходимостью. Особенно в таких случаях:

• регулярно проходят внутренние или внешние проверки;
• документы передаются между отделами или офисами;
• организация арендует архивное помещение;
• есть обязанность хранить документы 10+ лет.

Бывает, используют короб даже дома – для хранения инструкций, гарантий, школьных тетрадей, фотографий.

Один бухгалтер даже завела короб «личный», где хранила квитанции, справки, важные записи – в итоге нашла в нём старую медицинскую карту, когда уже не надеялась.

Стоит ли переплачивать за «прочные»?

Есть короба простые, за 30–50 рублей, а есть и по 200–300. Отличаются материалом, способом сборки, наличием крышки. Всё зависит от задачи.

Если документы будут стоять 10 лет и их никто не тронет – хватит и простого. Но если коробом будут пользоваться часто, переносить, открывать – лучше взять модель покрепче.

Вот что стоит учесть:

• для долгого хранения в архиве – нужен жёсткий короб с плотной крышкой;
• для временного хранения и пересылки – подойдёт складной без крышки;
• если короб часто открывают – важно, чтобы не мялся край и крышка не слетала.

Иногда кажется: да какая разница, что за короб? А потом один раз рвётся дно – и полчаса собираешь бумаги по полу.

Архивный короб – не роскошь, а нужный инструмент. Он помогает навести порядок, сэкономить место и сохранить документы в порядке.

The post Архивный короб — зачем он нужен и как выбрать first appeared on MozLife.