Как составить список приоритетов и отказаться от ненужных дел

Если вы решили — по совету автора книги «Делай меньше» — выполнять только нужные дела, тогда надо отфильтровать все остальные задачи. И в работе, и в личной жизни. Благодаря расстановке приоритетов одни задачи пройдут через фильтр, а другие — отсеются. Покажем, как это можно сделать на практике.

Что такое расстановка приоритетов

Давайте для начала разберемся, что такое расстановка приоритетов, потому что, на мой взгляд, существует некоторое недопонимание истинного значения этого понятия. Порой можно услышать следующее: «На пятом месте среди приоритетов у меня одна задача, на 17-м — две, на 49-м — три».

Это не расстановка приоритетов. Расстановка приоритетов — это составление списка дел, которые должны быть сделаны, с помощью следующего принципа: «Если я смогу сделать только одно из списка, то что именно?». Это станет вашим приоритетом № 1. Потом просмотрите то, что в списке осталось, и снова задайте вопрос: «Если я смогу сделать только одно, что это будет?». Это станет приоритетом № 2. Затем опять вернитесь к списку и снова спросите себя о том же — и так, пока все задачи не будут расставлены в порядке приоритетов. Таким образом, каждый пункт получит свою оценку по степени важности, и приоритеты перестанут биться друг с другом.

Как заставить эту схему работать

Как не отступить от решения выполнять только нужные задачи? И что делать, если кто-то подвергнет сомнению ваш список приоритетов? Возможно, близкие по-прежнему просят вас делать то, что, на ваш взгляд, не стоит времени. Или руководитель дает задание, в котором, по вашему мнению, нет никакого смысла. Поэтому вы постоянно должны:

• осознанно придерживаться выполнения списка «нужных задач»;
• постоянно подвергать список «нужных задач» ревизии.

В вашем списке крайне важных дел имеются задачи, которые будут присутствовать в нем всегда. Например, я руковожу компанией, предоставляющей услуги проектного менеджмента. И у меня есть две цели:

1. Оказание услуг существующим клиентам.
2. Привлечение новых компаний.

Именно в таком порядке.

И пока я буду заниматься этой работой, данные цели останутся неизменными и крайне важными. В вашем списке также всегда будут присутствовать очевидные задачи.

Однако ваш перечень может включать и дела не столь очевидные. Вы допускаете, что какие-то задачи только могут казаться вам важными — на их счет вы не так уж уверены. Вы полагаете, что они не приносят пользы и лишь отнимают время.

Единственный способ понять, какое именно дело не столь важное, — просто его не делать. И посмотреть, что произойдет. Если «небеса рухнут», значит, дело и вправду крайне важное. Если же ничего ужасного не случится, тогда — нет. Вот несколько приемов, которыми можно воспользоваться.

Проверка границ: на работе

Начните с дел, которые стоят на последних местах в списке приоритетов. Это может быть собрание, на которое вы ходите каждую неделю, но не уверены, что его посещение — ценное вложение вашего времени. Так, около 80% встреч и собраний, которые я посетил за всю свою жизнь, были исключительно пустой тратой времени.

Существует множество способов отказаться от присутствия на собрании или встрече:

• Лучший способ — сказать, что вы не сможете пойти, потому что у вас есть более важные дела (но вы можете отправить кого-то на встречу от своего имени).
• Неплохой вариант — открыто и спокойно поговорить или отправить сообщение организатору встречи или своему руководителю с объяснениями, почему, на ваш взгляд, вам не стоит тратить на это время.
• Можно появиться, сказать: «Могу я вначале сделать то, что должен?» — и уйти.
• Или сказать: «Позвоните мне, если я понадоблюсь».

Договорились: на встречу вы не идете. После чего возможны два сценария развития событий. Либо «небеса рухнут» — тогда вы знаете ответ. Но если солнце все еще светит над вашей головой, это значит, что вы использовали свое время на что-то более ценное. Что еще важнее: это означает, что ваше присутствие на встрече не было таким уж необходимым. А поскольку вы создали прецедент отказа от посещения встречи, то можете отказаться и в следующий раз. И может статься, что со временем ваша небольшая победа превратится в гораздо большую победу, потому что вы вообще перестанете ходить на подобные мероприятия.

Предположим, вам приходится еженедельно или ежемесячно готовить некий отчет, но вы не уверены, что его кто-то читает. Итак, не отправляйте следующий отчет и посмотрите, сколько времени пройдет, пока это кто-то заметит. Предположим, это еженедельный отчет по продажам, который вы направляете своей команде, и только спустя 10 дней вы получаете сообщение, в котором кто-то интересуется, где же обновленная информация.

Во-первых, это говорит о том, что достаточно одного отчета раз в две недели. Во-вторых, возможно, тот, кто спохватился спустя 10 дней, — единственный человек, которому этот отчет нужен. Так вы смогли немного сэкономить свое время и при этом выяснили, что важно (или не так уж важно) для кого-то еще.

Неважные личные и домашние дела: как определить?

Но все вышесказанное касается не только работы. Как мы уже выяснили, работа включает целый набор задач, которые на самом деле не очень важны. То, о чем мы говорили, еще справедливее по отношению к жизни вне работы, чрезвычайно переполненной лишним «шумом». Бесконечное сидение в социальных сетях, просмотр телевизионных передач, выполнение элементарных домашних обязанностей — готовка, уборка, покупки и т.д.

Множество задач, которые пожирают наше время, вообще не следует выполнять. Нет, я никого не призываю жить в нищете и не заботиться о своих семьях. Но я далеко не первый, кто скажет вам, что это совсем не существенно, пылесосите вы каждый день или нет.

Вот реальный пример: каждую неделю мы с моей женой отправлялись за покупками в супермаркет. Такой шопинг лишал нас целого субботнего утра. Кроме того, в катании тележки по огромному магазину и стоянии в неизбежно длинной очереди не было ничего приятного. Из-за таких субботних утр мы за месяц теряли в общей сложности два с половиной (или около того) дня. Со временем мы поумнели, и один из нас стал приобретать необходимые продукты каждый день. Мы покупали их на местном рынке, в соседней лавке или в специализированном магазине.

Результат? Во-первых, мы не тратили время впустую. Во-вторых, мы стали выбрасывать меньше продуктов, потому что у них не заканчивался срок годности. И в конце концов мы стали питаться гораздо лучше, потому что обнаружили много интересных магазинов с качественными продуктами.

Подведем итоги. Если вы считаете, что в вашей жизни — рабочей или личной — есть то, на что не стоит тратить время, проведите проверку. Вскоре вы определитесь и сможете переместить некоторые дела из списка крайне важных дел в список неважных. И каждый раз, совершая это действие, вы будете чувствовать, что одержали пусть небольшую, но такую сладкую победу.

Источник 7ya.ru