Как подготовиться к деловой презентации на английском языке
Неотъемлемая составляющая бизнес-среды — презентация, с помощью которой можно представить проект, привлечь инвестиции, поделиться опытом. В международном поле презентации и выступления в основном проводятся на английском языке — это означает более тщательную подготовку для тех, для кого английский не родной язык.
О том, как эффективно подготовиться к выступлению на английском языке и удержать внимание слушателей, рассказывает команда международного образовательного маркетплейса Preply.
Международный EdTech-маркетплейс Preply
Деловая презентация — это инструмент, который используется для представления компании, проекта или продукта для партнёров, инвесторов или же для широкой публики, например, во время форумов, конференций, саммитов.
Структура презентации обычно состоит из следующих частей:
- приветствие,
- представление спикера и темы выступления,
- раскрытие темы,
- заключение и выводы,
- ответы на вопросы аудитории.
Презентация предполагает подготовку, которая касается как информационной части, так и самого построения выступления.
Что поможет чувствовать себя более уверенно во время выступления
Исследование университета Небраски показало, что публичные выступления вызывают у 70% людей волнение и стресс. Чтобы понять почему, нам нужно вернуться в доисторические времена, когда люди воспринимали глаза, наблюдающие за ними, как экзистенциальную угрозу. Тогда это были глаза хищников, которые представляли смертельную угрозу для людей. Позднее, сквозь столетия мозг перенёс этот древний страх перед наблюдением на публичные выступления.
Беспокойство о публичных выступлениях заложено в нашей ДНК. Мы физиологически воспринимаем аудиторию как угрожающего хищника.
Особенно этот страх увеличивается, если выступать предстоит на не родном языке.
Существует несколько универсальных подходов, которые помогут более уверенно чувствовать себя при подготовке презентации. На них также можно ориентироваться для проведения встреч, звонков с партнёрами, клиентами и коллегами, для прохождения собеседований.
Давайте разберём эти подходы.
Не усложняем язык
Лучше использовать простые фразы и обороты, строить короткие предложения — так проще запоминать ключевую информацию из презентации.
Например, вместо фразы «I present to you a research that we have prepared together with colleagues, partners and our clients in order to develop a new product line» можно сказать так: «I present a new research. Its main goal is to create new products in the brand’s lineup. Thanks to partners, colleagues, and our clients for help in conducting the research».
Также не стоит употреблять сленговые выражения, которые могут быть неуместными. Например, не «What’s up, guys!», а «Hello everyone», не «It’s easy peasy», а «It’s easy».
Говорим медленнее и чётче
Так лучше контролировать ход мыслей и речь, а также быть более понятным для разной аудитории. Не стоит волноваться об акценте или особенностях произношения. Главное, чтобы слушатели понимали и слышали речь.
Употребляем слова-связки
Они помогают структурировать информацию и связывать её между собой. Например, «firstly», «secondly», «nevertheless», «next», «however». Так речь становится более плавной и лучше воспринимается на слух.
Например, «Firstly, social media is an affordable marketing tool», «However, there were opponents of this theory».
Используем глаголы
Существительные могут перегружать текст или речь — в отличие от глаголов, которые придают им активности и движения. К примеру, вместо «extension» лучше сказать «expand», вместо «application» — «apply».
Примеры предложений:
- We have expanded the audience of users with the help of digital tools.
- Our team analyzed the market, developed a hypothesis and found the best solution for this situation.
Одна из главных задач во время презентации — захватить и удержать внимание слушателей
Порой это может оказаться не самой простой задачей, особенно если презентовать проект или продукт на не родном языке.
К примеру, такое начало презентации: «Dear listeners, thank you for coming. Interesting information on my topic awaits your next hour. I have prepared several slides. Make yourself comfortable» — звучит скучно и сухо. По такому вступлению слушатели могут сразу сделать вывод о дальнейшем содержании и не акцентировать внимание на важных моментах.
Рассмотрим несколько приёмов для удержания внимания слушателей.
Начинаем выступление с истории
Формат сторителлинга отлично подходит к началу презентации или выступления. С помощью истории можно представить главную тему, акцентировать внимание на проблеме и её решении или просто расположить слушателей к себе. Главное чтобы история была короткой и соответствовала теме презентации.
Хорошие примеры — выступление Адама Сэвиджа о птице додо и рассказ Тима Урбана о прокрастинации.
Задаём вопросы
Те, которые будут требовать открытого и подробного ответа. Так аудитория вовлекается в тему и начинает думать над собственными ответами на эти вопросы.
Поучиться такому методу можно у Саймона Синека, который часто начинает свои выступления с риторических вопросов, например: «How do you explain when things don’t go as we assume?».
Или можно посмотреть, как это сделала в своём выступлении Маргарет Гулд Стюард: «What do you think of when I say the word „design“?».
Используем цитаты
Вставлять цитаты героев фильмов или мультфильмов — это довольно забавный способ установить связь со слушателями и оживить речь.
Например, фраза Форреста Гампа «Life is like a box of chocolates. You never know what you’re gonna get» универсальна в использовании и подойдёт к широкому спектру тем.
Также можно использовать цитаты из произведений и высказывания влиятельных личностей. Например, слова Стива Джобса до сих пор остаются актуальными и интересно звучат в выступлениях: «Great things in business are never done by one person. A team of people does them». Или такой пример интересного высказывания предпринимателя Бена Хоровица: «Often any decision, even the wrong decision, is better than no decision».
Для поиска цитат можно использовать сервисы Brainy Quotes, Goodreads и Forbes Quotes.
Курс 
- Освоите навык публичных выступлений с помощью осознанной практики в неформальной атмосфере
- Узнаете, как убедительно продвигать себя и свои идеи
- Получите экспертные знания от двух мастеров публичных выступлений — компаний BEsmart и Presium
Давайте посмотрим, что ещё поможет хорошо подготовиться к выступлению.
Визуализация, краткие описания, выводы упрощают восприятие информации
Особенно это касается статистической информации, важных тезисов, списков. При этом визуальная часть требует корректного описания.
Вот несколько советов.
Цифры: визуализируем и акцентируем на них внимание
Так информация будет лучше восприниматься и запоминаться.
Большие и важные цифры лучше выделить на слайде или отобразить в графиках:
Плавно переходим от слайда к слайду
Так слушатели будут отчётливее различать каждый шаг и внимательнее следить за ходом мыслей. В этом помогут как слова-связки, так и привычные «Okay», «Right» или «Moving on to …». К примеру, «Moving on to the technical details. Take a look at this slide».
Описываем графики и диаграммы
Таким образом удобно доносить информацию аудитории и лучше раскрывать тему.
В этом помогут такие фразы, как «To illustrate my point, let’s look at some chart», «If you look at this line chart, you will understand…», «I’d like you to look at this map».
Делаем промежуточные и итоговые выводы
Ими можно завершать отдельные части презентации или подвести итоги всего выступления. Хорошая фраза для акцентирования на этом — «Okay, that ends the first/second/third part of my speech».
В конце презентации вовлекаем слушателей в обсуждение темы
По окончании выступления стоит сделать краткий вывод по теме, поблагодарить аудиторию и попросить задавать вопросы. Так слушатели больше проникнутся темой и поучаствуют в процессе презентации.
Вот несколько полезных фраз для обозначения этих этапов: «Returning to the original question, I suggest that we…», «Thank you for listening. I’d be happy to take any questions».
Сици Чен, инвестор и генеральный директор компании Sandbox VR, в своей презентации о презентациях делится опытом, что поможет сделать выступление успешным:
Также Сици говорит, что хорошая презентация — это хорошая история:
А история, как живой организм, не может существовать без трёх вещей:
- «Скелет» — сама история — это структура, которая формирует всю презентацию;
- «Кожа» — визуальная составляющая — это то, что люди видят и читают, когда вы проводите презентацию;
- «Душа» — нематериальное — это смыслы, которые включены в презентацию; «качество без имени» — разница между просто хорошей информацией и «волшебством», которое доносит спикер.
Что ещё может быть полезным при подготовке презентации
Посмотрите фильм «Король говорит!»
Это замечательная история о преодолении барьеров, принятии себя и выступлениях. Король Георг VI борется с заиканием и сомневается в своей готовности выступать от имени короны перед тысячами слушателей. В течение всего фильма главный герой и вместе с ним зрители получают полезные уроки и советы о том, как не бояться публичных выступлений.
Слушайте подкасты на деловую тематику
Советуем обратить внимание, например, на «Entrepreneurs On Fire» и «Mixergy». Из выпусков можно почерпнуть много полезных фраз и обращений к слушателям.
К примеру, вот фраза из эпизода с Джоном Янчем: «The innovation is to teach other businesses to take the top 20% of clients and identify how to bring them to where they want to be as opposed to just providing service that has been agreed to».
Изучайте соответствующие ресурсы
Полезные советы о подготовке к презентации, использовании языка тела при выступлении и о том, как избавиться от страха сцены, можно найти на PresentationPrep. Например, советы о том, как использовать голос во время выступления, или полезные фразы на английском.
В любой презентации независимо от языка необходимы уверенность и структурированный подход. Чем понятнее вы изложите свои мысли, тем больше получите отклика от аудитории.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Международный EdTech-маркетплейс Preply