Цифровизация и автоматизация бухгалтерского и бюджетного учета: много сделано и есть к чему стремиться

Нехватка квалифицированных кадров, новые финансово-экономические условия, постоянное изменение нормативно-правовой базы, рост требований к отчетности стали в 2016 году причиной для тотального перевода всего бюджетного процесса в Ташлинском районе в цифровой формат.

Ольга Николаевна ГОРШКОВА, заместитель главы администрации, начальник финансового отдела Администрации Ташлинского района Оренбургской области

Если вернуться на 10 лет назад и спросить у сотрудников финансового отдела, что такое цифровая бухгалтерия, то они наверняка ответят: «Это все, что связано с электронным документооборотом». Тогда, в начале 2010-х, различные системы ЭДО, онлайн-отчетности и клиент-банки произвели настоящую революцию. Они сократили количество бумажных документов, научили передавать удаленно отчетность в налоговую службу и в целом показали, что многие процедуры можно делать не вручную, а с помощью программного обеспечения.

В 2022 году цифровизация бухгалтерии — это уже больше чем просто юридически значимый электронный документооборот. Информационные технологии настолько шагнули вперед, что помимо онлайн-сервисов сегодня существуют решения и системы, заточенные именно под задачи бухгалтерии. Они помогают на всех этапах — от подготовки и отправки электронной первички контрагентам до интеллектуальной обработки входящих документов.

Цифровизация как решение проблем

Переход на систему электронного документооборота и на централизацию бухгалтерского учета Ташлинский район начал с 2016 года, и обусловлен он рядом факторов. Во-первых, повышение эффективности использования бюджетных средств. Наш район является аграрным, у нас действует большая сеть учреждений (см. информацию «Сеть бюджетных учреждений Ташлинского района»), достаточно остро стоит проблема дефицита местных бюджетов, поэтому решение задачи по рациональному расходованию средств для нас является приоритетом.

Во-вторых, в условиях нестабильной финансово-экономической ситуации, постоянного изменения бюджетного законодательства растут требования к качеству бюджетного и бухгалтерского учета и отчетности. Ежегодно контроль со стороны надзорных органов за бюджетными расходами только усиливается. Проанализировав предоставляемую субъектами бюджетного планирования отчетность, мы обратили внимание на то, что у специалистов, ответственных за составление отчетности, нет навыков по анализу, синтезу данных. Отсутствие таких компетенций у сотрудников не позволяло нам получать отчеты, соответствующие утвержденным стандартам и в установленные сроки.

Предпосылками для создания централизованной бухгалтерии по обслуживанию всех муниципальных учреждений района и администраций сельских поселений стали и многочисленные обращения глав сельских поселений в части проблем организации и ведения бухгалтерского учета и составления бюджетной отчетности. В частности, они указывали на недостаточную скорость интернет-соединения для электронного документооборота, а также на многочисленные нарушения, выявленные органами муниципального внутреннего и внешнего финансового контроля.

Единое информационное пространство

Для решения вышеназванных проблем было принято решение создать централизованную бухгалтерию и перейти на электронный документооборот. Стоит отметить, что до 2015 года в районе уже функционировали две централизованные бухгалтерии, которые обслуживали 72 муниципальных учреждения. То есть опыт создания учреждений данного типа у нас уже был. Таким образом, в 2016 году на базе двух централизованных бухгалтерий было создано МБУ «Центр финансового и правового обслуживания» (далее — ЦФПО). В настоящий момент на обслуживании данного центра находятся 14 сельских советов и 74 муниципальных учреждения.

Сеть бюджетных учреждений Ташлинского района

#445864_400#

Сеть муниципальных бюджетных учреждений Ташлинского района включает в себя:

67 учреждений образования, из них 39 школ (16 средних, 11 основных и 12 начальных), 23 детских сада, 2 учреждения дополнительного образования детей;

4 учреждения культуры. Это Централизованная клубная система, в состав которой входит 41 сельский клуб (в качестве филиалов), Централизованная библиотечная система, в ее состав входит 28 библиотек-филиалов, районный краеведческий музей и Детская школа искусств;

МБУ «Многофункциональный центр», МБУ «Центр финансового и правового обслуживания», МБУ «Спортивная школа „Чемпион“»;

Администрация Ташлинского района и подведомственные ей организации: финансовый отдел, управление образования, отдел культуры, хозяйственный отдел и т. д.; Контрольно-счетная палата Ташлинского района;

18 администраций сельских советов.

Для цифровизации и автоматизации бухгалтерского и бюджетного учета финансовый отдел продолжает работу по интеграции участников бюджетного процесса района в единое информационное пространство за счет использования каналов связи, стандартизации межведомственного и внутреннего документооборота, единства применяемых информационных технологий и программного обеспечения.

Финансовый отдел и МБУ «Центр финансового и правового обслуживания» используют следующие информационные ресурсы и программное обеспечение:

АС «Бюджет»;

«Электронный бюджет» (ЕПБС);

бухгалтерская программа, в которой у нас пять баз (база финотдела, база образования, база культуры, база сельсоветов, база зарплаты и кадров);

«WEB-Консолидация»;

«WEB-Планирование»;

РИС (региональная система закупок);

ЕИС (единая система закупок);

АС СУФД (казначейская система);

справочно-правовые системы;

АСЭД;

СБИС (программа для сдачи отчетности в налоговую и фонды).

Для постоянного контроля и методологической помощи всю централизованную бухгалтерию перевели на единый программный продукт, но с разными базами для снижения нагрузки на сервер и ускоренной работы в системе. В свою очередь, и финансовому отделу пришлось перейти на ту же бухгалтерскую программу. Это сделано для того, чтобы была возможность координировать работу всей централизованной бухгалтерии, подведомственной финансовому отделу как главному распорядителю бюджетных средств, и при необходимости консультировать специалистов.

Ташлинский район готовится к участию в проекте Оренбургской области по полному переходу на электронный документооборот в соответствии с федеральным стандартом «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Работа по плану будет завершена в декабре 2022 года.

На первых порах по всем блокам бухгалтерского учета в ЦФПО были выявлены проблемные точки и участки учета, на которые тратилось много времени и сил работников централизованной бухгалтерии. В связи с этим организации, которая ведет сопровождение нашей бухгалтерской программы, была поставлена задача максимально автоматизировать такие участки. В результате в программе были настроены следующие функции:

1 В экономическом отделе было настроено формирование штатного расписания, тарификационных списков педагогических работников, свода тарификационных списков (школы, детские сады, внешкольники). Предусмотрена с помощью облачных технологий возможность внесения руководителями обслуживаемых образовательных организаций данных, необходимых для заполнения тарификационных списков, заполнение плана финансово-хозяйственной деятельности в новой форме и выгрузка его в АС «Удаленное рабочее место», формирование отчета о результатах деятельности и об использовании закрепленного за муниципальными учреждениями имущества; формирование бюджетной сметы на дату исполнения; формирование отчета «Основные параметры местных бюджетов».

2 В казначейском отделе настроено распределение по источникам финансового обеспечения по расчетам с контрагентами за питание.

3 В материальном отделе также настроено распределение по источникам финансового обеспечения по расчетам с контрагентами за питание. Установлена программа «Школьное питание». Реализована выгрузка из программы «Школьное питание» в бухгалтерскую программу муниципальных учреждений приходных и расходных документов. Настроена возможность для руководителей обслуживаемых образовательных организаций с помощью облачных технологий, находясь на своем рабочем месте, заполнять табель посещаемости детей в дошкольных учреждениях.

4 В отделе закупок — начисление льготных коммунальных выплат педагогическим работникам и выгрузка их в ЕГИССО.

5 В отделе закупок малого объема — выгрузка договоров и обязательств с удаленного рабочего места. Реализована выгрузка договоров из бухгалтерской программы муниципальных учреждений в программу «Школьное питание».

6 В расчетном отделе — формирование отчета «Основные параметры местных бюджетов»; настроена возможность для руководителя заполнять табели рабочего времени, приказы о приеме, увольнении, перемещении. Все это дало возможность формировать отчетность по кадрам в Пенсионный фонд в срок.

Применение безбумажных технологий и вовлечение в электронный документооборот всех участников бюджетного процесса позволили существенно повысить эффективность обработки информации, сократить время и снизить финансовые расходы на осуществление делопроизводства. В настоящий момент мы работаем с программистами по настройке всех блоков в нашей базовой программе для полного перехода на электронный документооборот уже в 2022 году.

До и после

Специалисты финансового отдела и ЦФПО высоко оценили преимущества цифровизации и автоматизации учета, а именно удобство и экономию времени. В настоящее время специалисты нажатием «одной кнопочки» формируют сложную отчетность, а руководители отделов легко контролируют и анализируют результаты работы.

На сегодняшний день Ташлинский район готовится к участию в проекте Оренбургской области по полному переходу на электронный документооборот в соответствии с федеральным стандартом «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Данную работу планируем завершить в декабре 2022 года. Самостоятельно — за счет собственных средств — район не смог бы осуществить столь глобальный переход, поскольку стоимость такой работы высока.

Следует также отметить, что единый программный комплекс применяется всеми финансово-экономическими секторами сельских поселений и главными распорядителями средств бюджета для формирования бюджетной отчетности.

Несмотря на то что уже много сделано для внедрения цифровых технологий, эта работа продолжается и далее. Сегодня мы стараемся стандартизировать формы документов, используемых при информационном обмене между участниками бюджетного процесса, постоянно работаем по унификации используемого для автоматизации бюджетного процесса программного обеспечения.

Конечным результатом реализации данной работы является достижение полной прозрачности бюджетного процесса как для его участников, так и для граждан, а также максимальной степени автоматизации труда всех участников бюджетной системы. Все это, в свою очередь, позволит минимизировать затраты времени, снизить риск возникновения ошибок и усилить контроль за эффективностью использования бюджетных средств.