Что такое ОФД и как оператор фискальных данных связан с онлайн-кассами

Когда бизнесу требуется установить онлайн-кассу, ему необходимо заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). LIFE PAY рассматривает основные вопросы, связанные с операторами фискальных данных.

ОФД выполняет важную функцию в контексте использования онлайн-касс. В 54-ФЗ требуется, чтобы продавцы использовали онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физическим лицам, а также представителям компаний или индивидуальных предпринимателей.

Кассы необходимо пробивать при оплате товаров наличными, картой или с использованием системы быстрых платежей. Если покупатель является физическим лицом без статуса индивидуального предпринимателя, то необходимо пробивать кассовый чек при любых безналичных расчетах.

Однако есть категории предпринимателей и бизнесов, которые могут работать без онлайн-касс. К ним относятся индивидуальные предприниматели, зарегистрированные на упрощенной системе налогообложения, предприниматели, работающие по патентной системе налогообложения, продавцы мороженого в киосках, аптеки в сельских районах и некоторые другие виды бизнеса. Конкретные условия освобождения от использования онлайн-касс прописаны в пунктах 2—2.2 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ.

Онлайн-кассы выполняют две основные функции:1) печать кассовых чеков или отправку их по электронной почте покупателю 2) хранение данных о расчетах, которые передаются в налоговую систему.Для передачи данных именно в налоговую систему требуется наличие Оператора фискальных данных. Работа оператора фискальных данных выглядит следующим образом:

— Онлайн-касса имеет встроенный фискальный накопитель. Она печатает фискальные документы, такие как чеки продаж, возвратов, отчеты об открытии и закрытии смены.

— Во время каждой продажи фискальный накопитель шифрует и передает информацию в налоговую систему. Процесс упрощенно выглядит следующим образом:

• Покупатель приходит в магазин и совершает покупку, оплачивая наличными или картой.
• Продавец пробивает сумму продажи на кассе и выдает покупателю кассовый чек. Если продажа осуществляется через интернет, касса отправляет чек покупателю по СМС или по электронной почте.
• Фискальный накопитель в этот момент шифрует информацию.
• Затем есть два варианта дальнейшего действия. Если касса подключена к интернету, она передает информацию о продаже через оператора фискальных данных в налоговую систему. Если интернет-соединение отсутствует, фискальный накопитель сохраняет данные до момента подключения к интернету.
• Налоговая система получает информацию о каждой покупке в магазине, такую как приобретенные товары, стоимость, время покупки, имя кассира, который выдал чек, и контролирует доходы компаний и предпринимателей.

Больше полезной информации о фискальных накопителях читайте в статье "Для чего нужны фискальные накопители" блоге LIFE PAY

Таким образом, операторы фискальных данных играют важную роль в использовании онлайн-касс, обеспечивая передачу фискальных данных в налоговую систему и обеспечивая соответствие требованиям законодательства в области налогообложения.

В соответствии с законодательством, есть определенные категории продавцов, которые могут работать без оператора фискальных данных (ОФД) в случае ограниченного доступа к интернету.

• Труднодоступные районы: в таких районах, где интернет работает нестабильно или отсутствует вообще, использование онлайн-касс обязательно только для компаний и индивидуальных предпринимателей, занимающихся продажей подакцизных товаров. Для остальных продавцов, например, магазинов в труднодоступных районах, онлайн-касса не требуется. Однако такие продавцы все равно должны выдавать покупателям документы с обязательными реквизитами, подтверждающие расчет, даже если они составлены вручную.
• Местности, отдаленные от сетей связи: в таких населенных пунктах, где интернет может функционировать нормально, но численность населения не превышает 10 тысяч человек, продавцы могут работать без оператора фискальных данных. В таких отдаленных местностях продавцы все равно используют онлайн-кассы и выдают чеки, но они могут работать в автономном режиме без подключения к интернету. В таком случае им не требуется заключать договор с оператором фискальных данных и оплачивать его услуги. В процессе регистрации кассы настраивается автономный режим работы. Все данные о продажах хранятся в фискальном накопителе, и налоговая система запрашивает эти данные при смене фискального накопителя или снятии кассы с учета.

Таким образом, продавцы в труднодоступных районах и отдаленных местностях все равно используют онлайн-кассы, но имеют возможность работать в автономном режиме без подключения к ОФД, если они соответствуют условиям, предусмотренным законодательством.

Зачем нужен ОФД

Операторы фискальных данных (ОФД) имеют определенные условия и требования, которым они должны соответствовать согласно законодательству:

• ОФД обрабатывает и передает данные о продажах в режиме реального времени в налоговую систему.
• ОФД обеспечивает защиту данных клиентов от взлома и несанкционированного доступа третьих лиц.
• ОФД хранит данные о продажах не менее 5 лет с момента поступления чека на своем сервере.
• ОФД помогает налоговым органам выявлять нарушения со стороны продавцов и предоставляет доступ к базе данных ОФД по запросу соответствующих сотрудников налоговой.
• Включение в реестр ОФД: Бизнесу необходимо убедиться, что выбранный оператор фискальных данных числится в реестре, составленном на сайте Федеральной налоговой службы. Если оператора нет в списке, с ним нельзя заключать договор.

Для подключения к определенному ОФД, бизнесу достаточно проверить наличие оператора в реестре и убедиться, что он фигурирует в списке разрешенных ОФД для работы согласно требованиям закона № 54-ФЗ.

Как выбрать ОФД

При выборе оператора фискальных данных (ОФД) для вашего бизнеса, вам следует обратить внимание на следующие аспекты:

• Регистрация в реестре налоговой службыУбедитесь, что выбранный ОФД присутствует в реестре операторов фискальных данных, ведомом налоговой службой. Это является основным требованием, и без этого вы не сможете заключить с ними договор.
• Диапазон услугИзучите, какие услуги предоставляет ОФД. Некоторые операторы могут помочь вам выбрать подходящую онлайн-кассу, получить электронную подпись, решить вопросы с регистрацией в налоговой системе или подключить систему электронного документооборота. Убедитесь, что оператор может предоставить необходимые вам дополнительные сервисы.
• Стоимость обслуживанияИзучите стоимость обслуживания ОФД. Важно понять, включены ли в эту стоимость фискальные накопители или их нужно приобретать отдельно. Также уточните, включены ли в стоимость отправка электронных чеков покупателям или это требует дополнительной оплаты.
• Личный кабинет и его возможностиУзнайте, есть ли у ОФД личный кабинет и какие возможности он предоставляет. Личный кабинет может быть полезным инструментом для управления и мониторинга ваших фискальных данных.
• Круглосуточная поддержка.Проверьте, предоставляет ли ОФД круглосуточную поддержку. Некоторые операторы имеют мобильные приложения, где вы можете написать в чат и получить помощь в любое время.

Также обратите внимание на дополнительные сервисы и услуги, предлагаемые операторами фискальных данных.

Подключение к ОФД

Подключение к ОФД (Оператору фискальных данных) и регистрация онлайн-кассы являются важными шагами для соблюдения требований закона 54-ФЗ. Вот пошаговая инструкция:

Шаг 1: Получение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП)

Для подписания договора и удаленной регистрации онлайн-кассы в налоговой инспекции вам потребуется УКЭП. Обратитесь в аккредитованный Центр сертификации ключей или к коммерческим организациям, предоставляющим услуги по получению УКЭП.

Шаг 2: Заключение договора с ОФД

Выберите ОФД, который соответствует вашим требованиям, и заключите с ним договор. Зарегистрируйтесь на сайте ОФД в личном кабинете, произведите оплату счета. После оплаты договор будет считаться заключенным.

Шаг 3: Регистрация онлайн-кассы в налоговой инспекции

Зайдите в личный кабинет на сайте налоговой службы и перейдите на вкладку "Учет контрольно-кассовой техники". Заполните форму "Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники" с указанием следующих данных:

• Адрес установки кассы (выберите из справочника ФИАС);
• Название вашей компании или ФИО ИП;
• Сфера деятельности;
• Модель и заводской номер кассы;
• Наименование ОФД, с которым заключен договор;
• Режим использования кассы (автономный или с онлайн-соединением);
• Модель и номер фискального накопителя.

Подпишите и отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, вы получите индивидуальный регистрационный номер ККТ.

Шаг 4: Внесение регистрационного номера в онлайн-кассу

В течение суток после отправки заявления введите индивидуальный регистрационный номер ККТ в настройки вашей онлайн-кассы. Если вы не успеваете внести номер в указанный срок, придется повторно подавать заявление на сайте налоговой службы. Если все сделано правильно, онлайн-касса будет готова к работе и выдавать чеки.

Шаг 5: Отчет о регистрации онлайн-кассы

Вернитесь в личный кабинет налоговой службы, перейдите на вкладку "Учет контрольно-кассовой техники". Напротив вашей кассы найдите "Отчет о регистрации ККТ". Заполните отчет указанием времени получения первого чека, его порядкового номера и фискального признака (10 цифр на чеке с аббревиатурой "ФП" или "ФПД"). Проверьте данные и нажмите "Подписать и отправить".

Шаг 6: Получение карточки регистрации онлайн-кассы

Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации онлайн-кассы, которая будет подписана усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Шаг 7: Подключение онлайн-кассы к ОФД

Зайдите в личный кабинет на сайте ОФД и перейдите на вкладку "Подключение ККТ". Введите необходимые параметры для настройки, которые зависят от выбранного ОФД, и нажмите "Регистрация ККТ". Касса будет синхронизирована с оператором. После этого ваша онлайн-касса будет готова к работе.

Штрафы за нарушение использование онлайн-касс

Относительно штрафов за нарушение закона 54-ФЗ, они зависят от характера нарушения и региональных законодательных актов. Обычно штрафы могут быть назначены за несоблюдение требований фискализации, несвоевременное предоставление отчетности или другие нарушения. Для получения точной информации о штрафах и их размерах вам следует обратиться к региональным налоговым органам или юристам, специализирующимся на налоговом праве.

Штрафы, связанные с нарушением требований по использованию онлайн-касс в соответствии с законом 54-ФЗ, различаются в зависимости от размера предприятия и статуса нарушителя.

Для крупных и средних компаний, а также для руководителей или индивидуальных предпринимателей, которые торгуют без онлайн-кассы (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ), размер штрафа составляет от 75% до 100% суммы расчета без кассового аппарата, но не менее 30 000 ₽. Для малых предприятий штраф составляет от 37,5% до 50% суммы расчета без кассового аппарата, но не менее 15 000 ₽. Если продавец повторно нарушил требования по использованию онлайн-кассы, при условии, что сумма расчетов без чеков составила 1 000 000 ₽ и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ), его деятельность может быть приостановлена на срок до 90 суток, а для руководителей предусмотрена дисквалификация на срок от 1 до 2 лет. ИП не подлежат дисквалификации, но их деятельность также может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если продавец использует онлайн-кассы, которые не соответствуют требованиям закона 54-ФЗ или нарушил порядок их регистрации и применения (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ), ему может быть наложено предупреждение или штраф в размере от 5000 до 10 000 ₽, а также возможность приостановления деятельности на срок до 90 суток (для штрафа от 2500 до 5000 ₽).

Если продавец не предоставил информацию и документы о кассовом аппарате по запросу налоговой инспекции в течение трех рабочих дней (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ), ему может быть наложено предупреждение или штраф в размере от 5000 до 10 000 ₽.

В случае, если продавец не выдал покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ), ему может быть наложено предупреждение или штраф в размере 10 000 ₽.

Учтите, что размеры штрафов указаны ориентировочно и могут быть изменены согласно действующему законодательству, поэтому для получения точной информации рекомендуется обратиться к актуальному Кодексу об административных правонарушениях РФ и региональным законодательным актам.

Больше полезной информации по настройке онлайн-кассы для ИП и ОО читайте в материале на блоге LIFE PAY

LIFE PAY предлагает большое количество онлайн-касс для любого типа торговли: как аппаратные, так и облачные кассы. Облачная касса позволяет сэкономить на статье операционных расходов для кассового оборудования. Технология представляет собой единый удаленный цифровой фискальный накопитель, который обрабатывает платежи со всех каналов оплаты. В отличие от платы за покупку и установку кассового устройства для каждого рабочего места, облачная касса оплачивается по модели годовой лицензии. Годовая лицензия облачной кассы для всех каналов оплаты стоит дешевле 1 март-терминала 3-в-1. Чеки при использовании облачной кассы высылаются электронным путем клиенту по почте или SMS.

Больше подробной информации и инструкций по подбору кассового оборудования под ваш бизнес читайте в нашем эксклюзивном чек-листе, который вам вышлют наши менеджеры.