Техэксперт: Мониторинг системы: безопасная и эффективная работа с документами
К 2024 году вряд ли у кого-нибудь есть сомнения в том, что работать с нормативными документами удобнее в электронном виде, а не на бумаге. И вдвойне удобней делать это в единой цифровой среде, которая объединяет внешние и внутренние нормативные документы и даёт инструменты для их применения и своевременной актуализации. Консорциум Кодекс, разработчик ИТ-решений с 30-летним опытом, в последние 10 лет активно развивает Систему управления нормативной и технической документацией (СУ НТД). СУ НТД Техэксперт комплексное модульное решение, каждый компонент которого решает группу задач, возникающих на том или ином этапе жизненного цикла документов. Благодаря постоянному развитию системы, возможностям гибкой настройки под нужды пользователя и отзывчивой техподдержке технологиям СУ НТД доверили свои внутренние фонды больше 1000 российских компаний. Среди них как совсем небольшие организации, так и промышленные гиганты: Транснефть, Газпром, Иркутская нефтяная компания, ОДК, Сухой, Туполев, Роскосмос и другие.
Однако, несмотря на очевидные удобства цифрового управления нормативной и технической документацией, не все компании решаются на этот шаг: классический печатный носитель кажется если и неудобным, то гораздо более надёжным, чем эфемерная цифра. Понимая эти опасения, команда СУ НТД Техэксперт постоянно работает над повышением безопасности своих решений. В частности, Единый фонд предприятия, включающий и актуализируемую базу внешних нормативных документов, можно развернуть на серверах предприятия в полностью закрытом контуре это настоящее спасение для организаций, частично или полностью изолированных от интернета. Повышению внутренней безопасности способствует подсистема СУ НТД Контроль оборота её модуль Учёт копий позволяет, как и раньше, адресно передавать документы из рук в руки на ограниченный срок, но теперь это происходит в цифровой среде.
Однако запросы действующих и потенциальных пользователей СУ НТД Техэксперт постоянно растут, и для того, чтобы удовлетворить растущие требования к внутренней безопасности, в конце 2023 года команда разработки СУ НТД выпустила в коммерческое распространение новое решение Техэксперт: Мониторинг системы. Оно будет особенно полезно в работе предприятий, для которых конфиденциальность внутренней информации играет ключевую роль, и в конечном итоге, как надеются эксперты Консорциума Кодекс, даст импульс к безопасной цифровизации таких предприятий.
Техэксперт: Мониторинг системы это подсистема СУ НТД, которая в первую очередь призвана помочь ответственным за информационную безопасность: она упростит отслеживание работы пользователей в системе, позволит гибко контролировать права доступа и вести учёт по операциям с документами Единого фонда на цифровой платформе Техэксперт. Однако пригодится Мониторинг системы не только безопасникам, но и широкому кругу специалистов, отвечающих в организации за распространение актуальных нормативных документов. Подсистема позволяет получить информацию о каждом обращении к тому или иному документу, в том числе закупленному по заявкам, и оценить его востребованность. Кроме того, с помощью Мониторинга системы можно в целом проанализировать эффективность внедрения СУ НТД Техэксперт в бизнес-процессы предприятия и при необходимости запланировать дополнительное обучение сотрудников работе с системой.
Работа с подсистемой
Подсистема полностью интегрирована в интерфейс СУ НТД и поделена на два модуля Аудит событий безопасности и Аудит действий пользователей. Доступ к ним осуществляется через главную страницу системы. Специалисты могут выбрать необходимый для их рабочих задач модуль и сразу приступить к работе. Если подключён один из двух модулей, то в интерфейсе системы отобразится только он.АУДИТ СОБЫТИЙ БЕЗОПАСНОСТИ
Модуль Аудит событий безопасности позволяет отслеживать работу пользователей в СУ НТД и контролировать права доступа к ней с целью профилактики, расследования и устранения инцидентов нарушения информационной безопасности. С его помощью можно создавать и гибко настраивать отчёты событий безопасности и полномочий пользователей.
В спектр возможностей модуля входят мониторинг работы специалистов в системе, выявление попыток несанкционированного доступа сотрудников к документам и сервисам системы, фиксация действий операторов с документами внутреннего фонда и выявление причин отказа в доступе.
Перечисленные возможности позволят снизить риски нарушения конфиденциальности информации и количество инцидентов информационной безопасности за счёт своевременной профилактики, а также уменьшить время, которое тратится на их расследование.
Интерфейс модуля Аудит событий безопасности
Когда пользователь приступает к работе с модулем Аудит событий безопасности, перед ним появляются выкладки с доступными типами отчётов. На данный момент их два: События безопасности и Полномочия пользователей. Сначала специалист выбирает тип отчета и сервер, статистика которого будет отображаться в текущих отчётах, и далее переходит к панели работы с конкретным отчётом, которая позволяет более детально его настраивать.
Отчет о событиях безопасности содержит данные об основных действиях, совершённых пользователями в подключённых подсистемах, как успешных, так и неуспешных. Записи сформированного отчёта представлены в табличном виде и отсортированы в обратном хронологическом порядке. По умолчанию в отчёте отображаются данные за последнюю неделю. Важнейший столбец отчёта Результат действия. Он содержит детальное описание события и красную отметку напротив, если оно не было успешным. Благодаря отметке специалист, ответственный за безопасность или эксплуатацию системы в целом, сможет сразу обратить внимание на проблему и как можно скорее приступить к ее решению.
Отчет Полномочия пользователей позволяет выбрать конкретных пользователей из списка и увидеть все имеющиеся у них на текущий момент права доступа. Это помогает формировать цельное представление о полномочиях того или иного пользователя и своевременно отправлять администратору системы запрос об их расширении или сужении.
АУДИТ ДЕЙСТВИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
В другом модуле Аудит действий пользователей предусмотрена возможность ведения учета и отчетности по операциям сотрудников предприятия с документами Единого фонда. Модуль позволяет проводить аналитику степени востребованности документов и активности работающих в системе специалистов, а также готовить отчеты о работе сотрудников с документами (данные об операциях просмотра, печати и выгрузки). Благодаря этому модулю менеджеры, ответственные за внедрение и использование Единого фонда документов, могут оценивать, насколько часто пользователи задействуют в своей работе саму систему и отдельные содержащиеся в ней документы.
В модуле Аудит действий пользователя доступны три вида отчета Статистика использования документов, Активность пользователей и Неуспешные поисковые запросы. По аналогии с модулем Аудит событий безопасности нужно выбрать сервер и перейти на панель работы с выбранным отчетом для его дальнейшей настройки.
Интерфейс модуля Аудит действий пользователей
Вкладка Статистика использования документов предназначена для отображения количества совершённых значимых действий с каждым документом, в том числе с разбивкой по месяцам/неделям/дням. При необходимости можно развернуть или свернуть детальный отчёт о действиях с каждым выбранным документом, указав необходимый временной диапазон, а также перейти по гиперссылке с количеством действий, чтобы увидеть информацию о пользователях, которые обращались к документу.
Активность пользователей вкладка, отображающая общее количество совершённых сотрудниками организации значимых действий с документами с разбивкой по дням, неделям или месяцам выбранного временного периода. В таблице можно развернуть или свернуть детальный отчёт по выбранному подразделению предприятия и ознакомиться с информацией об активности каждого пользователя из подразделения.
Во вкладке Неуспешные поисковые запросы отображаются все запросы за выбранный период, по которым система не смогла ничего найти. В первую очередь, он важен для понимания, каких документов пользователям не хватает. Во вторую для проработки и корректировки поисковых запросов на документы, которые есть в системе, но пользователь не сможет с ними встретиться. Наконец, для расследований инцидентов информационной безопасности статистика поисковых запросов за определённый период тоже не помешает.
Помимо просмотра доступны и другие общие операции с отчётами: их можно сохранять на компьютер в формате .xlsx и фильтровать их для точечного поиска, анализа и удобства восприятия. Также пользователям решения Техэксперт: Мониторинг системы доступно обновление отчетов для получения актуальной информации и настройка их вида за счет включения и отключения отображения столбцов.
Для каких предприятий создан Мониторинг системы?
Безусловно, лучший способ оценить необходимость внедрения на предприятии СУ НТД Техэксперт и, в частности, подсистемы Мониторинг системы это приложить описанные выше функциональные возможности к собственным бизнес-процессам. Однако можно выделить две большие группы предприятий, специалистам которых стоит присмотреться к новому решению внимательней.К первой группе относятся организации с критической информационной инфраструктурой (КИИ). Согласно Федеральному закону от 26 июля 2017 года 187-ФЗ О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации, субъектами КИИ являются государственные органы, государственные учреждения, российские юридические лица и (или) индивидуальные предприниматели, которым на праве собственности, аренды или на ином законном основании принадлежат информационные системы, информационно-телекоммуникационные сети, автоматизированные системы управления, функционирующие в сфере здравоохранения, науки, транспорта, связи, энергетики, государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, банковской сфере и иных сферах финансового рынка, топливно-энергетического комплекса, в области атомной энергии, оборонной, ракетно-космической, горнодобывающей, металлургической и химической промышленности, российские юридические лица и (или) индивидуальные предприниматели, которые обеспечивают взаимодействие указанных систем или сетей.
Примеры отраслей, наиболее заинтересованных в решении Техэксперт: Мониторинг системы
Ко второй группе относятся крупные предприятия с разветвлённой сетью филиалов, большим штатом и одновременно обширным фондом внутренней нормативной документации, которые решились на внедрение Единого фонда внутренней документации на базе платформы Техэксперт. Внедрение Единого фонда серьёзная инвестиция, и ответственным за него менеджерам, конечно, важно, чтобы эта инвестиция окупилась. Решение Техэксперт: Мониторинг системы позволяет отслеживать качество внедрения Единого фонда с точки зрения активности работы с документами и вовлеченности специалистов в работу с системой. Благодаря отчётам Мониторинга системы можно рационально планировать мероприятия по повышению эффективности работы с документами на предприятии.
Узнать больше о решении Мониторинг системы и других подсистемах СУ НТД Техэксперт можно по электронному адресу sppkodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.
Материал подготовлен Информационной сетью Техэксперт