Оpen space уходит в прошлое: какими будут офисы в "новой нормальности"

Андрей Кулагин, управляющий директор Built-to-Suit компании MANUFAQTURY, о том, какие тренды пандемия запустила в организации рабочего пространства, четырех подходах к созданию офисов и новых концепциях аренды.

Пандемия изменила рабочие процессы: часть перешла полностью в цифровой формат, другая – в гибридный режим. Офлайн-коммуникация по-прежнему востребована, но теперь ее организация сопряжена с новыми требованиями безопасности. Пандемия стала катализатором трансформации офиса и формирования запроса на рабочие пространства новой реальности.

Проблема в том, что старые подходы к созданию офисных пространств не отвечают новым запросам работодателей. Поэтому многие компании стали искать новые более удобные и актуальные решения, например, отказываются от классических помещений в пользу готовых гибких офисов с сервисом, спрос на которые вырос в этом году в 10 раз. В одной только Москве за этот период коворкингов стало в полтора раза больше.

Но готовые гибкие офисы редко отвечают требованиям среднего бизнеса и корпораций ввиду ограниченной кастомизации, не всегда подходящей локации или требований к конфиденциальности. В таких случаях нужен более глубокий индивидуальный подход, который бы учел все запросы требовательных клиентов. Такой сценарий предлагает модель built-to-suit – проектирование и строительство эксклюзивных корпоративных офисов под ключ за счет компаний-провайдеров. Сейчас мы являемся свидетелями больших изменений в отношении к организации труда, и, вероятно, в ближайшее время большинство компаний придет к необходимости адаптации рабочего пространства. Как это сделать? Рассмотрим возможные варианты.

Четыре способа организации офиса

С точки зрения организации собственного офиса компании, создать рабочее пространство, отвечающее современным требованиям, можно одним из следующих способов: Ремонт существующего офиса потребует инвестиций и самостоятельного контроля за выполнением работ. Это очень трудоемкий и затратный процесс, на который соглашается, например, крупный традиционный бизнес с большой историей, связанной с текущим местоположением. Например, Сбер выбирает такой путь при модернизации своих многочисленных офисов. При этом способ может оказаться наиболее выгодным в долгосрочной перспективе, но требует концентрации больших ресурсов на этапе создания офиса.

Аренда готового офиса, идеально подходящего под нужды компании, – достаточно сложная задача. Пространство должно соответствовать размеру штата, модели управления, рабочему графику, процессам – иначе нет смысла в переезде. Некоторые компании нуждаются в большом количестве переговорных зон, другие позволяют сотрудникам самим определять время работы в офисе и задерживаться допоздна – соответственно, нужны помещения для отдыха или занятий спортом. Период поиска соответствующего запросам готового офиса может растянуться надолго, кроме того, новая сделка по аренде – это всегда новые юридические риски. Даже при благоприятном исходе проблемы не заканчиваются: чаще всего арендатор сталкивается с необходимостью косметического ремонта. В дальнейшем на его стороне проходят все процессы по эксплуатации офиса. Возможно, именно с этими минусами классической аренды связан тот факт, что темпы высвобождения площадей растут. Только в Москве отрицательная динамика занятых квадратных метров в третьем квартале 2020 года составила 120 тысяч (во втором квартале было -92 тысячи). Аренда коворкинга решает вопрос с ремонтом и не требует капитальных вложений, но при всем удобстве внутренних помещений обладает минусами: во-первых, открытость пространства и доступ для большого количества арендаторов способствует недостаточному уровню безопасности и конфиденциальности. Во-вторых, компании не всегда имеют возможность оформления пространства в соответствии с собственным брендбуком. Правда, есть исключения – например, Тинькофф смог обеспечить своих сотрудников удобным и функциональным офисом на территории коворкинга, оставаясь при этом в рамках корпоративного образа. По состоянию на сегодня в мире насчитывается порядка 26,3 тыс коворкингов. Москва, по данным компании CBRE, занимает седьмое место среди европейских городов по объему этого рынка с суммарным количеством 118 коворкингов. Ребилдинг существующего или создание нового офиса по модели Built-to-suit – новый и максимально удобный формат организации рабочего пространства. Идея заключается в том, что специальная организация – оператор по запросам компании обеспечивает весь процесс по подготовке нового офиса: от исследования и составлений подробных требований, подбора подходящих объектов, проектирования и строительства – до внутреннего обустройства и эксплуатации помещений. Компания-заказчик освобождается от расходов на строительство и обустройство офиса, а также на его дальнейшее сопровождение, и отчисляет только фиксированную арендную плату. Растущая популярность схемы built-to-suit – это общий тренд для различных сегментов рынка недвижимости. Так, она занимает более 40% в объеме готовых к сдаче на конец прошлого года новых объектов по стране, а в московском регионе – доминирует, согласно исследованию «Сбера». Что касается офисов, то пока для России это все еще новый формат и бизнес только начинает проявлять к нему интерес. Например, крупная столичная сеть химчисток Bianca заключила первую в стране сделку, предмет которой – ребилдинг и реновация своего главного офиса по модели built-to-suit.

Несмотря на то, что принципы sharing economy проникают и в b2b, что влечет за собой смену парадигмы мышления (аренда или временное пользование вместо владения), собственные офисы останутся прерогативой некоторых видов российского бизнеса, особенно крупного или экосистемного. Классическая аренда будет по-прежнему популярна, однако с каждым годом ее будут вытеснять сервисные офисы. Комплексность услуг – мощный объективный тренд на любых рынках, и сфера офисной недвижимости не станет исключением. Заказчики будут все больше ориентироваться на исчерпывающий набор услуг и прозрачность предложения, которая исключает скрытые расходы.

Вне зависимости от выбранного подхода к созданию современного офиса, компаниям – если они претендуют на статус работодателя мечты – придется адаптировать актуальные подходы в сфере его обустройства и дальнейшего функционирования в новой офисной реальности.

Главные принципы офиса будущего Гибридный формат – адаптирование офиса для частично удаленного формата работы. Физическая локация остается местом для командных митапов и важных встреч, но при этом рабочие места занимаются по принципу шеринга между сотрудниками. Таким образом, рабочее пространство используется для поддержания коммуникации в коллективе и мотивации, а не для контроля исполнения «служебных обязанностей». Это отвечает интересам большинства соискателей, среди которых сегодня преобладают миллениалы. Согласно исследованию PWC, они придают огромное значение гибкости рабочего графика, и многие работодатели сознательно отказываются от «контроля за посещаемостью» в пользу большей свободы для конечной продуктивности, превращая офис в стратегический HR-инструмент. Пример такого подхода – ИТ-компания EPAM, которая создала отдельную корпоративную локацию на побережье Испании для привлечения специалистов с редкой квалификацией. Диджитализация управления офисом. Всё больше компаний прибегает к помощи цифровых инструментов в таких процессах, как бронирование рабочих мест и переговорных комнат или управление доступом в офис посредством digital-пропусков или систем аутентификации по лицу, как в петербургском офисе «Газпромнефти». Этот тренд успел проникнуть даже в регионы. Например, дверная биржа «Цитадель» недавно внедрила биометрию для доступа сотрудников в своем краснодарском отделении. Технологии делают офисы удобнее: с их помощью можно добиться и полностью бесконтактного администрирования офисных процессов на базе единой ИТ-платформы. Первые пространства подобного типа уже появились в московских лайфворкингах.

Аутсорсинг бытовых служб и сервиса вплоть до мебели. Классический офис обладает большим недостатком – это издержки на его поддержание в рабочем состоянии. Концепция современного офиса предполагает, что все подобные заботы перекладываются на плечи оператора. Иными словами, арендатор получает не просто площадь, но готовое функциональное пространство с мебелью, высокоскоростным интернетом, службой рецепции и бытовыми сервисами. Этой возможностью уже давно пользуются, например, Тинькофф, МТС или Яндекс.

Безопасность. С каждый годом острее стоит вопрос информационной конфиденциальности корпоративных данных. В реалиях настоящего времени сложно встретить компанию, которая не имеет собственного устава по информационной безопасности и требований к защите сетевой инфраструктуры. А в условиях сложной эпидемиологической ситуации многие работодатели также задумались и о формировании особых правил защиты здоровья. Например, в компании Cushman & Wakefield организовали рабочее пространство таким образом, что между сотрудниками всегда сохраняется рекомендуемое расстояние от 1,5 метра.

Ответственность. Исследовательская компания Nielsen выяснила, что 81% компаний всерьез озадачены развитием программы корпоративной социальной ответственности, особенно в направлении экологичности. Это способствует распространению концепции «зеленого офиса», при строительстве которого применяются безопасные для окружающей среды материалы. Как правило, он оснащается энергосберегающим оборудованием и использует соответствующие бытовые сервисы, например, раздельный сбор мусора. Электронный документооборот, способствующий сокращению производства бумаги, тоже является частью этой концепции. В последнее время тренд развивается и в России – например, компания AvitoTech зонировала свой офис в соответствии с концепцией бережного потребления. Сегодня нередко звучат прогнозы о том, что удаленный формат будет доминировать. Однако не все исследователи с этим согласны. Например, заслуженный профессор экспериментальной психологии Оксфордского университета Робин Данбар предполагает, что отказ от физических локаций – это временный тренд. Рабочее место – это прежде всего социальная среда, которая необходима человеку как существу коллективному.

Другое дело – каким будет офис в постковидную эпоху. Сейчас функциональность корпоративного пространства наполняется новыми смыслами: это не просто место работы, а инструмент внутренней лояльности и повышения производительности команды. Запрос на массовую реорганизацию офисов растет с каждым днем, и новые модели с гибкими финансовыми условиями становятся все актуальнее. Именно поэтому эксперты рынка прогнозируют быстрый рост сегмента офисного built-to-suit, который уже в ближайшие годы сможет конкурировать с коворкингами, которые растут на 50% в год. Тем более это становится реалистичнее в условиях растущего дефицита качественного предложения классических офисов.