Популярные ошибки при в оформлении грузов, которые будут стоить вам времени и денег
Процесс транспортировки сопровождается огромным количеством мероприятий, в процессе которых цепочка неправильных действий может привести к недокомплектации груза, документов, задержкам отправки, а следовательно – к проблемам и штафам. Избежать издержек удастся, если заранее узнать о самых частых ошибках и подводных камнях.
Бумажная работаВ первую очередь, в числе рисков многие эксперты отметили невнимательность при оформлении товаросопроводительных документов: некорректное указание грузовых мест, наименования товара, грузополучателя.
«Такие ошибки являются причиной простоя транспортных средств на выгрузке, поскольку требуется замена документов. В лучшем случае это приводит к смещению временного слота выгрузки, в худшем – к возврату товара на склад отправителя. Кроме того, есть риск перемещения транспортных средств на штрафстоянку, что также влечет дополнительные издержки», - отмечает Евгений Козырев, директор по логистике транспортной компании Delko.
О том, что критичным может стать неверное указание отправителя/получателя груза, говорит и руководитель логистических проектов «Компании Скиф-Карго» Алина Холостякова. По ее словам, это, пожалуй, самая распространенная ошибка, которая может стоить денег, ведь при доставке сборных грузов, при несовпадении юридического лица, клиент понесет убытки в виде холостого прогона транспорта и возврата груза обратно на терминал ТК. Важно также обращать внимание на корректное указание объема и веса груза, а также адрес забора и доставки – такие ошибки чреваты наложением штрафных санкций.
«Если говорить о прямом железнодорожном сообщении, то при предоставлении клиентом документов на груз (инвойс – спецификации) мы сверяем данные с заявленными отправителем. Чаще всего расхождения обнаруживаются в момент отправления поезда на стадии оформления экспортной декларации, что позволяет оперативно исправить ошибку без материальных издержек, – рассказывает директор департамента логистики компании ModernWay Юлия Бададян. – Однако бывает, что несоответствие выявляется во время движения состава. Если транзит еще не оформлен, то таможенные органы могут разрешить внести изменения. Но в некоторых случаях для таких контейнеров назначается таможенный осмотр или досмотр. Если транзит был оформлен, то клиент может внести изменения на станции назначения после проведения предварительного осмотра груза».
Также в числе самых распространенных ошибок, наравне с неверно поданными документами, – недопредоставленные документы. Это может произойти по разными причинам: нет обратной связи от поставщика, ведущий менеджер ушел в отпуск или не передал нужные документы заблаговременно и т.д.
Может случиться, что таможенные органы требуют предоставить оригиналы разрешительных документов, а клиент настаивает, что для данных видов товаров их предоставление не требуется. Такие споры могут привести к отцепке вагона, что повлечет дополнительные расходы клиента.
«Клиент может не знать, что, если упаковка груза деревянная, то также необходимы разрешительные документы. У нас однажды была ситуация, когда контейнер хранился на станции до тех пор, пока не были оформлены документы для его отправления. Соответственно, важно проверять не только на сам груз, но и его упаковку на необходимость оформления разрешительных документов», – подчеркивает Ю. Бададян.
Спровоцирует издержки отсутствие оформленной транспортной накладной
«Это обязательный при перевозке грузов документ, который является подтверждением заключения договора на перевозку, определяющим его условия. Тем не менее, некоторые грузоотправители до сих пор пренебрегают этим требованием. Отсутствие заполненной транспортной накладной чревато возникновением налоговых рисков, так как в данном случае невозможно подтвердить факт оказания услуги, – добавляет Е. Козырев.
Важно отметить, что в случае оказания услуги экспедитором в первой графе транспортной накладной «Грузоотправитель» должна быть указана экспедиционная компания, которая занимается организацией перевозки, а в графе 10 «Перевозчик» – фактический перевозчик. Также необходимо корректно указывать тип владения транспортным средством, на котором выполняется перевозка. Несоблюдение указанных требований часто приводит к возникновению проблем с налоговыми органами.
К издержкам может привести несовпадение декларации соответствия поставляемым товарам.
«Когда сертификационный орган декларирует ваш товар – обязательно проверяйте макет, так как при ошибке составления у вас могут возникнуть проблемы не только на этапе транспортировки, но и после осуществления и доставки до места выгрузки, а именно в адрес вашей организации может прийти «Письмо счастья» из таможенных органов», – рекомендует специалист отдела реализации проектов направления «Металлообрабатывающее оборудование» ООО «Современные литейные технологии» А. Лисицын.
Кстати, есть и отраслевые нюансы. Например, специфика поставляемой «СЛТ» продукции часто связана с проблемами, например, расхождения «шильдиков», размещенных на станках, с документами, или отсутствием единого знака EAC. За такое нарушение юридическим лицам может грозить штраф до 300 тыс. рублей, а при повторном нарушении – конфискация, плюс оплата за хранение товара на платном складе. Тем не менее, производители обычно готовы оперативно устранить выявленные недочеты такого характера, и продукция штатно отправляется заказчику.
Дело в деньгах
«Несвоевременная оплата перевозки будет стоить клиенту времени и денег, как бы банально это не звучало, ведь на складах существует ограниченный лимит нахождения бесплатного хранения груза, контейнер не выйдет со станции без оплаты перевозки груза. После окончания лимита времени подключается платное хранение груза в сутки. Прежде чем оформлять груз для транспортировки у компаний перевозчиков, рекомендую сверять информацию о грузе, адреса, вес и объем груза, а также не забывайте своевременно оплачивать счета – это залог успеха и экономии вашего времени и денежных средств» – комментирует А. Холостякова.
Ещё одна проблема, которую необходимо решать заблаговременно – перечисление денежных средств на Единый лицевой счет с целью растаможки товара. По рекомендации эксперта, сделать это нужно с запасом, учитывая неустойчивость курса валют.
Тонкости импорта
«В самой высокой группе риска – предприниматели, решившие самостоятельно оформлять все документы при перевозке товаров из Китая в Россию. Человек без опыта и отличного знания внешнеэкономического законодательства непременно допустит ошибки, что повлечет финансовые и временные издержки. Показатели импорта последних лет, говорят о том, что российские импортеры теряют баснословные суммы (до 10 млн рублей) на этапе прохождения таможенной очистки груза», – делится генеральный директор международной компании мультимодальной логистики Holding Finance Broker Татьяна Кулябина.
«Любое несоответствие букв и цифр в описательной части коносамента приведет к дополнительным расходам, увеличению сроков доставки и даже может стать источником более серьезных неприятностей», – подчеркивают в пресс-службе транспортно-экспедиторской компании «Модуль».
В компании отмечают, что обращать внимание нужно, во-первых, на код ТН ВЭД, который помогает определить, какой именно товар импортируется, а также размер налога на него. Однако таможенные коды разных стран имеют свою специфику, у некоторых есть дополнительные классификации. Случается, что клиент не углубляется в данный вопрос и просто переписывает указанный иностранным грузоотправителем код, чем провоцирует дополнительные таможенные процедуры.
Трудности может создать несоответствие или отличие между информацией в декларации и переводом наименования товара в сопроводительных документах. Также в российских портах очень серьезно относятся к сохранности пломб и соответствию фактического номера указанному в документах
Однако дороже всего любой компании, специализирующейся на любом виде перевозок, их дальности и направленности, обойдется умышленное указание недостоверной информации в документах. Это грозит репутационными рисками, административной или уголовной ответственностью клиента. В зависимости от тяжести правонарушения суд может не только выписать штраф, но и конфисковать весь товар.