Как онлайн-бухгалтерия улучшает командную работу
Классические бухгалтерские программы предоставляют ограниченный доступ к данным, поэтому, чтобы поделиться документом или отправить его на согласование, необходимо сначала скачать его, отправить, дождаться правок и загрузить обратно в систему. На всё это уходит порядочное количество времени, которое можно было бы потратить с пользой. Однако онлайн-бухгалтерии с многопользовательским режимом полностью избавляют команду как от переживаний о сохранности отчётов, так и неудобств, которыми сопровождается ручной обмен документами.
Что такое онлайн-бухгалтерия?
Онлайн-бухгалтерии представляют собой программы для финансового учёта, доступные напрямую из браузера. Такие программы не созданы для того, чтобы их устанавливали на компьютер, и работают только при наличии стабильного подключения к Интернету. Все данные хранятся в защищённом облачном хранилище, а не на жестком диске устройства. Подобная система имеет как свои ограничения, так и преимущества.
С одной стороны, при сбоях и проблемах с интернет-подключением, работа в бухгалтерии останавливается. Отчёты, данные и документы находятся не в локальном хранилище, а на облачных серверах, что тоже может стать проблемой, если на самих серверах произойдут неполадки. Онлайн-бухгалтерии могут не вполне подходить масштабным предприятиям с крупными бухгалтерскими отделами, где важна высокая производительность и железная стабильность.
С другой стороны, онлайн-бухгалтерии значительно дешевле и легче в освоении, чем их стационарные аналоги. Онлайн-бухгалтерии не нужен мощный компьютер для удобной и быстрой работы. Масштабировать доступ тоже очень просто — достаточно предоставить сотруднику аккаунт, и он может зайти в свой профиль с любого устройства. Обмениваться данными и редактировать документы может каждый сотрудник компании при соответствующем уровне доступа. Это также удобно, когда нужно пригласить стороннего специалиста или партнёра для решения каких-либо финансовых вопросов.
Кроме того, онлайн-бухгалтерии предлагают интеграции с маркетплейсами, банковскими системами и кассами, что выгодно для ряда бизнесов. Данные из облака можно сохранить на локальное хранилище, тогда они будут доступны, даже когда нет доступа в Интернет.
Кому пригодится онлайн-бухгалтерия
Гибкость и удобство онлайн-бухгалтерий особенно выгодны для индивидуальных предпринимателей и малых бизнесов. Функции онлайн-бухгалтерий позволяют автоматизировать ряд процессов, таких как заполнение форм и отчётностей. В случае если в предприятии нет отдельного бухгалтера, его работу можно частично переложить на программу. Это также полезно и компаниям, где один человек выполняет несколько задач; для директоров, которые берут на себя обязанности бухгалтера. Но онлайн-бухгалтерия полезна и самому бухгалтеру, поскольку упрощает и ускоряет его работу.
Онлайн-бухгалтерия и работа на удалёнке
Особый плюс онлайн-бухгалтерий состоит в том, как они встраиваются в рабочий процесс гибридных и удалённых команд. Бухгалтер, директор, обычный сотрудник и временный партнёр могут работать вместе в одном пространстве. Программа позволяет регулировать уровни доступа и делиться документами только с теми, кто участвует в процессе. Онлайн-бухгалтерия Site.pro, например, обладает рядом функций CRM-систем. Многопользовательский режим позволяет сотрудникам взаимодействовать в реальном времени, что ускоряет принятие решений и повышает продуктивность.
Открытая и быстрая коммуникация сказывается не только на рабочем процессе, но и на эмоциональном и психологическом состоянии команды. Документация и финансовая отчётность — зоны повышенной ответственности, поэтому чем прозрачнее осуществляется работа, связанная с ними, тем спокойнее и слаженнее коллектив. Более того, поскольку онлайн-бухгалтерия не нагружает компьютер и не имеет требований к его “начинке”, она быстрее обрабатывает запросы и не фрустрируют пользователя ошибками и долгим откликом. Каждый может работать с какого угодно устройства, будь то телефон или планшет, что удобно в командировках и путешествиях.
А когда компания растёт и нанимает людей из разных городов и стран, онлайн-бухгалтерия — это, пожалуй, самый быстрый способ включить в работу новых сотрудников.
Лучшие онлайн-бухгалтерии для гибридного формата работы
Site.pro
Site.pro — максимально лёгкая в освоении бухгалтерская программа, дружелюбно настроенная к новому пользователю. Подходит для малого и среднего бизнеса, разработана для помощи ИП. Сама программа полностью бесплатна.
Основные преимущества Site.pro:
Распознаёт счета автоматически в течение 30 секунд. Технология на основе ИИ постоянно совершенствуется, и чем больше пользователь загружает счета, тем быстрее программа учится их распознавать, совершая меньше ошибок.
Автоматическая загрузка счетов в хранилище пользователя.
Бесплатное выставление счетов.
Автозаполнение форм.
Неограниченное количество пользователей.
Возможность отправлять документы напрямую из бухгалтерии.
Контур.Экстерн
Контур.Экстерн — это удобное решение, созданное для поддержки малого бизнеса. Программа предлагает тарифы для ИП, бюджетных организаций и бухгалтерских фирм. Данная онлайн-бухгалтерия обладает широким функционалом, при этом интерфейс достаточно интуитивен даже для неопытных пользователей. У программы нет бесплатной версии.
Основные преимущества Контур.Экстерн:
Электронная подпись.
Автоматические напоминания о сроках сдачи отчётов.
База справочных материалов.
Проверка контрагентов.
Пакет готовых форм.
Небо
Небо — онлайн-бухгалтерия на базе 1С. Предлагает несколько тарифов, которые различаются количеством доступных баз. Тариф “Фреш базовый” предоставляет одну базу для одновременной работы двух пользователей, что подходит для малого бизнеса на старте. Также существует тариф “Фреш ПРОФ”, который, в свою очередь, дает возможность вести до десяти баз, одновременно в программе могут работать пять пользователей. Программа не предоставляет бесплатный тариф.
Основные преимущества Небо:
В тариф входит одна электронная подпись
Постоянная техническая поддержка
От 50 до 100 комплектов ЭДО
Заключение
На данный момент онлайн-бухгалтерии, в основном, популярны среди небольших компаний. Здоровая и быстрая коммуникация важна в любом бизнесе на каждом этапе его развития, но в особенности — на ранних его порах. Слаженная командная работа и удовлетворённость сотрудников ведёт к росту компании и, в перспективе, большим доходам.