Перезагрузка рынка: как сохранить эффективность агентского бизнеса

Текущий кризис затронул практически все секторы российской экономики, включая туристическую отрасль. Девальвация рубля и, как следствие, снижение покупательской способности населения, а также внешнеполитическая обстановка и снижение доверия к туроператорам привели к сокращению спроса на путешествия.

Сегодня состояние российской туристической индустрии можно охарактеризовать как «перезагрузка». Несмотря на то, что в последние пару месяцев курс доллара относительно стабилизировался, в отрасли сохраняется высокий уровень неопределенности. Туристы занимают выжидательную позицию, а агенты привыкают к новым условиям и ищут способы дифференцироваться от конкурентов.

Сложившаяся на рынке ситуация стимулирует игроков рынка пересмотреть подход к ведению бизнеса, и это время новых возможностей. Многие туроператоры и агентства уже сориентировались в новых условиях и начали предпринимать верные шаги.

Во-первых, следуя новой тенденции по развитию внутреннего туризма, многие игроки рынка, включая крупные компании, начали активно предлагать программы путешествий по России. По итогам 2014 г. число туристов, которые выбрали отдых в России, выросло на 30% и, по прогнозам экспертов, в 2015 году заданный темп сохранится, если отечественные отели и курорты не станут серьезно повышать цены. Таким образом, средняя доля продаж туров по России в агентствах, сумевших вовремя сориентироваться на рынке внутреннего туризма, вырастет с 8–10% до 20–30%, что позволит им компенсировать часть потерянного дохода от продажи туров за рубеж.

Во-вторых, практически все игроки рынка стремятся сохранить доходность бизнеса путем оптимизации расходов. Наряду с активной работой с кредиторской задолженностью многие пересматривают штатное расписание и уменьшают размер компании. Действительно, сокращение персонала позволяет быстро снизить расходную часть агентства, однако эта мера может повлиять на эффективность и качество работы компании из-за увеличения нагрузки на сотрудников. Эти риски можно предотвратить, если рассматривать вопрос реорганизации штатного расписания шире – как оптимизацию всех бизнес-процессов компании.

Фокусируясь на сокращении расходов, многие агентства упускают из вида возможность, которая способна не только решить текущие задачи и проблемы, но и позволит кратно масштабировать бизнес, когда экономика пойдет в рост. Это технологии автоматизации. Их внедрение не только позволяет сократить расходы на персонал до 40% за счет автоматизации 30-70% бизнес-процессов, ускоряя время обработки данных и исключая вероятность любой ошибки, но и дает владельцу бизнеса продвинутые инструменты аналитики продаж, благодаря которым можно быстро адаптировать бизнес в соответствии с тенденциями спроса.

Внедрение технологий автоматизации на уровне мид-офиса агентства позволяет вести автоматизированный учет продаж авиа- и ж/д билетов, бронирований отелей, страховых полисов, других продуктов и услуг в режиме реального времени и формировать точные отчеты о деятельности компании, по которым можно отслеживать эффективность работы и финансовые риски. То есть руководитель получает наглядное, полное и объективное представление о бизнес-процессах и отчетности компании, а также всю информацию о специфике и статьях расходов.

Такие возможности, как ведение консолидированных баз данных клиентов и баз договоров с поставщиками, субагентами и клиентами, автоматический расчет комиссий и сборов, быстрое формирование отчетов перед поставщиками и корпоративными клиентами, а также сверка данных с суточными и декадными архивами авиакомпаний и систем взаиморасчетов, проверка данных на предмет корректности действий агентов и учет претензий авиакомпаний, позволяют до 70% сократить количество человеко-часов, необходимых для выполнения этих операций. Автоматизация также гарантирует соблюдение всех правил и норм контроля со стороны финансового департамента и обеспечивает усиленный контроль над отчетностью на пути к бэк-офису: исключается вероятность ошибок в финансовой отчетности, при выставлении счетов и так далее.

Иными словами, автоматизация бизнес-процессов позволяет при небольшом штате сотрудников свести к минимуму временные, процессинговые и финансовые издержки, а также консолидировать все данные о работе агентства. В текущей рыночной ситуации компания, которая обладает такими возможностями, находится априори в выигрышном положении - она может быстро ориентироваться и адаптировать бизнес.

Среди IT-продуктов, которые предлагают глобальные технологические компании, наиболее полно описанный выше функционал представлен в решении для автоматизации бизнес-процессов Mid Office Manager от разработчика Sabre. Более того, этот продукт создавался именно в России с учетом специфики бизнеса отечественных агентств всех типов, в том числе региональных.

Примеры внедрения этого IT-решения в российских компаниях, среди которых «Випсервис», «ATH American Express», «Авиатрансагентство», «Айлавиа» и другие, показывают значительное сокращение доли ручных операций, бумажной работы и повышение эффективности работы сотрудников. Среди преимуществ Mid Office Manager агентства отмечают автоматический импорт данных из систем бронирования (Sabre, Сирена-Трэвел, Gabriel, УФС и др.), двухстороннюю синхронизацию данных с бэк-офисом (1С), возможность интеграции со сторонними системами и широкие дополнительные возможности для корпоративных агентств и ТМС. Опираясь на данные мониторинга отзывов пользователей IT-решения, Sabre постоянно дорабатывает и обновляет продукт. То есть на сегодняшний день решение Mid Office Manager полностью отвечает актуальным потребностям российского рынка.

Сегодня, когда государство предъявляет все более жесткие требования к участникам отрасли в части их финансовой стабильности и отчетности, технологии автоматизации бизнес-процессов позволяют обеспечить необходимый уровень прозрачности бизнеса, четко контролировать все финансовые потоки и минимизировать издержки, связанные, например, с ошибками при выполнении ручных операций или заполнении документов строгой отчетности. В этом ключе инвестиции в технологии оказывают благоприятный эффект на финансовое положение агентства и позволяют повысить рентабельность бизнеса даже в условиях экономической неопределенности.