MICE Excellence Forum: деловые мероприятия в эпоху большой нестабильности

27-29 октября в Москве во второй раз прошло одно из крупнейших событий индустрии делового туризма - MICE Excellence Forum. Мы попросили со-основателя и операционного директора MEF Татьяну Конакову рассказать о том, как готовился форум, с какими трудностями пришлось столкнуться в процессе организации и какие выводы сделали для себя основатели проекта после его завершения.

MICE Excellence Forum проходит второй раз, и снова в непростой обстановке. Когда было сложнее собрать экспонентов и делегатов? В прошлом году или сейчас?

Сложно было и тогда, и сейчас, но по-разному. В прошлом году на активную фазу подготовки мероприятия пришелся очередной локдаун, а кроме того, MEF проводился впервые, у форума еще не было истории и репутации, и потенциальные участники, вероятно, испытывали некоторое недоверие – не знали, состоится ли мероприятие вообще и какого оно будет качества. А в этом году, с одной стороны, нам помогал успех прошлого года, но с другой стороны, мешала постоянная нестабильность. При этом, оба раза мы отметили одну и ту же тенденцию: люди планируют и принимают решение в последний момент. Мы внутренне были уверены, что явка будет хорошая, и поэтому не переживали, когда за неделю до мероприятия у нас была всего лишь треть участников.  Так и вышло: за последнюю неделю зарегистрировались остальные две трети.

Какую причину отказа чаще всего называли те, кто не зарегистрировался? Иногда в качестве причины отказа называли отсутствие бюджетов. Но в то же время, некоторые экспоненты, у которых в принципе никогда не было бюджетов, в этот раз их нашли. У нас было несколько экспонентов, которые выставлялись впервые, и несколько таких, кто не выставлялся очень давно.

Что касается корпоративных клиентов и агентств – кто-то принципиально не хотел участвовать в качестве делегата в платном мероприятии, но вопрос бюджета мало кого останавливал. У нас достаточно демократичная цена, и за нее мы даем участникам очень насыщенное содержание. Вообще, надо сказать, что идея с платным участием для всех себя оправдала.  Мы смогли собрать очень качественную аудиторию из действительно заинтересованных специалистов, а также избежать неявки, которая на подобных событиях иногда достигает 30%. У нас случаи неявки были буквально единичные.

Кто из экспонентов пользовался наибольшим успехом у профессиональных покупателей?

В это году у нас преобладали отели, а не принимающие компании, и мы с креативным директором MEF Ириной Михальковой поставили себе задачу на следующий год расширить пул региональных и зарубежных DMC. Некоторые закупщики говорили, что им не хватило представителей MICE из регионов, а некоторые, напротив, радовались, что так много отелей из разных городов. У многих гостиниц поменялись названия, менеджмент, так что полезно было встретиться, восстановить контакт, наладить связь. Многие MICE-заказчики работают с регионами напрямую, не через DMC, поэтому им просто нужны качественные площадки, а дальше на месте они уже сами все организовывают.

Все экспоненты пользовались большим успехом. Даже те, про кого мы сами были не уверены заранее. К нашим партнерам из глэмпингов и из российских «экзотических» направлений – Амурская область, Алтай, Карелия, Дагестан – стояла очередь. Как и к Киргизии. Большой интерес вызвали нишевые проекты, представлявшие промышленный туризм и спортивные мероприятия. Некоторые экспоненты уже говорят, что затраты на их участие в MEF окупились!

Какие сессии образовательной программы были наиболее востребованы?

Очень позитивные отзывы по образовательной программе. Мы провели колоссальную работу: искали новые лица, новые темы. И кроме того, в конце сентября, когда программа была уже практически сверстана, пришлось пересматривать многие сессии в связи с тем, что на первый план вышли новые проблемы, и нужно было их осветить. Нам очень помогло, что в течение лета мы делали фокус-группы с представителями индустрии, они нам откровенно рассказывали о своих «болях», и мы ориентировались на их мнения. В этот раз образовательная программа проходила в течение двух дней, в основной день под нее были задействованы три зала, и все сессии пользовались интересом у публики. Слоган MEF этого года «Выход есть!», и программа строилась таким образом, чтобы каждый участник смог найти свой выход.

Форум открывался сессией «Откровенный разговор» с участием корпоративных клиентов и представителей MICE-агентств. Какие главные выводы вы сделали по итогам этого разговора?

Первый вывод: основа любого нашего успеха – грамотно выстроенная коммуникация. Наверное, сегодняшний мир был бы устроен по-другому, если бы люди научились слышать и говорить друг с другом. Второй вывод: мы часто ругаем наш сервис, но все участники сессии согласились, что в России один из самых лучших сервисов в мире по части организации мероприятий.  Ну, и третий вывод: наш бизнес, хотя и переживает сложные времена, но не затухает. Поменялся формат мероприятий, поменялись цели и задачи. Тем, кто закалился и выжил в пандемию, сейчас намного проще. Потрясения этого года и кризис, к которому мы приближаемся в следующем году, еще раз «подчистит» рынок и оставит только тех, кто готов работать в любых условиях. Останутся самые сильные, самые выносливые, самые гибкие. И у клиентов, и у агентств нет упаднических настроений. Никто не говорит, что все будет хорошо, но сдаваться мы не собираемся.

Поделитесь инсайтами, идеями и решениями, которые дал форум самим организаторам?

Вспомнила фразу Габриэля Гарсиа Маркеса: "Главное, не сходите с пути и не сдавайтесь. Там, где вы чувствуете любовь и вдохновение, я думаю, нельзя ошибиться". Несмотря на то, что многие нам советовали отменить или перенести MEF, это не смогло поколебать нашу уверенность в том, что именно сейчас форум нужен. И все получилось очень достойно.

Нужно всегда реагировать на изменения в моменте. К сожалению, у нас больше нет долгосрочного планирования, есть только краткосрочное. При этом многие вещи для мероприятий нужно готовить заранее. Посмотрим, как MICE-индустрия справится с этим новым вызовом.

Наша отрасль держится на людях. У нас не было ни копейки спонсорских денег, только Свердловская область выступила в статусе «Регион-партнер». Весь проект сделан на деньги делегатов и экспонентов. Наш опыт показал, что бюджеты в отрасли есть, вопрос в том, как они тратятся, какие площадки и форматы продвижения выбирают компании.

Мы задали высокую планку деловой и образовательной программы, и теперь должны делать ее только лучше. 

«Выход есть?»

Выход есть, даже если его нет.

Материал подготовлен редакцией www.trn-news.ru