Как обезопасить бизнес при работе с самозанятыми: 5 ошибок, которые происходят каждый день

Анна Гафинец - Коммерческий директор платформы «Консоль». С появлением режима НПД (налог на профессиональный доход) бизнес массово перешёл к сотрудничеству с самозанятыми — по официальным данным ФНС, их количество на июнь 2025 года достигло 13,8 млн человек. Компаниям это удобно и позволяет избежать сложной бюрократии. Но не нужно совсем уже расслабляться — отношения с самозанятыми тоже должны быть правильно оформлены. Тем более что ошибки здесь стоят дорого — бизнесу грозят штрафы, доначисление налогов и излишнее внимание со стороны ФНС. На платформе «Консоль» работают сотни компаний, привлекающих самозанятых ежедневно, поэтому мы видим повторяющиеся недочеты в их деятельности. Делюсь пятью типичными ошибками, которые могут дорого обойтись вашему бизнесу.

Ошибка 1. Не прописан статус самозанятого в договоре Если в договоре отсутствует явное указание, что исполнитель работает по специальному режиму НПД, Федеральная налоговая служба может решить, что это трудовые отношения, а значит, компания должна была выступать налоговым агентом и выплачивать НДФЛ и страховые взносы. Результатом станет доначисление налогов и взносов за весь период сотрудничества. Чтобы этого избежать, с самозанятым необходимо заключить стандартный договор ГПХ, в котором будет четко прописано, что исполнитель применяет специальный налоговый режим и самостоятельно уплачивает налог на профессиональный доход. При этом предметом договора должна быть конкретная задача с конечным результатом, после выполнения которой выплачивается определенная тем же договором сумма.  Ошибка 2. Не выдаются чеки за оплаченную работу Самозанятые обязаны выдавать чек через приложение «Мой налог» после каждой оплаты: если оплата происходит наличными или переводом с карты на карту, то в день получения денег, а если на банковский счет — то до 9 числа следующего месяца. Если же чек не выдан, то компания не может засчитать это за расходы, а ФНС, в свою очередь, может посчитать эту сумму заработной платой и доначислить НДФЛ. Ходить за самозанятым и напоминать ему о выдаче чека — то еще развлечение. Чтобы обезопасить себя от подобных проблем, в договоре следует предусмотреть ответственность исполнителя за невыдачу чека в нужное время. Например, это может быть штраф в размере 30% от суммы выплаты. Таким образом вы будете иметь весомые аргументы против забывчивости отдельных самозанятых. Не забывайте также о том, что даже выданный чек легко можно аннулировать через приложение «Мой налог». Некоторые исполнители могут прибегать к этому, чтобы уклониться от уплаты налогов. Поэтому также стоит проверять актуальность чека — если он действительный, то откроется по ссылке на сайте lknpd.nalog.ru. Ошибка 3. Самозанятый теряет статус — а вы не в курсе Исполнитель может добровольно отказаться от статуса самозанятого или потерять этот статус, если нарушит определенные правила — например, если его доход превышает лимит в 2,4 млн рублей за год, либо он совмещает статус с другими налоговыми режимами (например, имеет статус ИП и платит налоги по упрощенной системе налогообложения), либо занимается деятельностью, запрещенной в статусе самозанятого. Если при этом вы продолжаете рассчитываться как с самозанятым, вы автоматически становитесь налоговым агентом и обязаны будете уплатить НДФЛ и страховые взносы. Чтобы избежать таких проблем, в первую очередь, стоит в договор включить пункт, по которому исполнитель обязан уведомлять заказчика о потере статуса самозанятого, а если этого не происходит — то заказчик имеет право расторгнуть договор и потребовать возмещение ущерба. Но чтобы перестраховаться, лучше все-таки проверять статус самозанятого не только в начале сотрудничества, но и перед каждой выплатой вознаграждения. Тем более что сделать это довольно просто через сайт ФНС. Ошибка 4. Организация трудовых будней самозанятого Главное, за чем наблюдает налоговая служба, — чтобы отношения заказчиков с исполнителями не подменяли трудовые отношения. И очень ярким сигналом этого является организация труда самозанятого аналогично штатным сотрудникам. Если исполнитель работает по графику, в офисе, использует оборудование компании, получает выплаты 2 раза в месяц — в дни аванса и зарплаты, — такие связи воспринимаются как трудовые. Если он еще и подписал «Правила внутреннего трудового распорядка» — этим вы фактически сами подписываете себе доначисление НДФЛ и страховых взносов, штрафы, а также возможные иски от самого исполнителя, который захочет оплаты отпуска, больничного и т.п. Поэтому избегайте любых признаков трудовых отношений: не используйте в договоре термины «отпуск», «график», «должность», «оклад», не организовывайте исполнителю постоянное торговое место, прописывайте размер вознаграждения и объем работ за каждую задачу отдельно и выплачивайте указанные суммы по мере ее выполнения. Особенно будьте внимательны, если вы привлекаете самозанятых регулярно и выплачиваете им серьезные суммы. Ошибка 5. Отсутствие автоматизации в документах Если у вас не больше 5 исполнителей, то составлять вручную договоры, проверять статусы самозанятого, собирать чеки может быть приемлемо. Если же их становится больше, то очень легко допустить ошибку, что-то пропустить и не учесть, а в итоге — получить претензии от ФНС или трудовой инспекции. Мы видим выход в автоматизации. Тем более что та же ФНС активно использует скоринговую систему «МАРМ НПД», контролируя число подрядчиков, периодичность и размеры выплат. Для бизнеса решением является использование специализированной платформы. Например,  платформа «Консоль» позволяет автоматически проверять статус самозанятого перед выплатой вознаграждения, формировать договоры и акты с учетом актуальных требований, хранить чеки, справки, документы, фиксируя всю историю отношений, а также отслеживать все лимиты выплат, даты и типы документации. Делаем выводы Напоминаем, что спецрежим НПД или самозанятость работает в экспериментальном порядке с 2019 года. Сейчас эксперимент действует до 2028 года, и органы власти пристально следят за тем, насколько эффективно работает этот режим. С 2025 года контроль еще больше усилился, проводятся масштабные проверки. А уплаченный НПД не компенсирует штрафы, которые начисляются за нарушение режима НПД. Поэтому нужно помнить, что самозанятый — это не удаленный сотрудник, а самостоятельный подрядчик. И если выстроить правильную архитектуру процессов: грамотно оформить договор, обозначить ответственность исполнителя за чеки и мониторинг своего статуса, избавиться от признаков трудовых отношений и автоматизировать всю эту работу, то сотрудничество с самозанятыми принесет только плюсы. А если пустить всё на самотек, то ошибок не избежать, и экономия на НПД обернется гораздо большими суммами. Не допускайте ошибок, которых легко можно избежать.