Complaint Letter на английском

Купили товар плохого качества в зарубежном магазине? Недовольны сервисом во время путешествия? Или собираетесь сдавать международный экзамен на знание английского языка? В каждом из этих случаев вам пригодится информация, как правильно писать жалобу, или complaint letter.

Структура letter of complaint

Письма с жалобами пишутся в соответствующие органы, когда вы не удовлетворены какой-либо услугой или у вас есть проблема, которую необходимо решить. Также такой вид письма может быть одним из письменных заданий на экзамене. Такие письма всегда носят формальный характер, а значит, есть определенная структура, которой необходимо придерживаться. Complaint letter обычно содержит следующие части:

• приветствие;
• вводный абзац, где вы указываете, в чем проблема;
• тело письма, где необходимо конкретно обозначить жалобу и описать ее; для каждой новой жалобы — отдельный абзац;
• заключительный абзац, в котором вы указываете, какого решения проблемы ожидаете.

Теперь объясним подробнее, что нужно писать в каждой части письма-жалобы на английском.

Приветствие

Если вы не знаете имени того, к кому обращено письмо, то используйте вариант:

Dear Sir/ Madam / Manager / To whom it may concern… — Уважаемый / Уважаемая / Уважаемый менеджер / Компетентному лицу…

Если вы знаете имя, то используйте его с предварительным обращением Mr, Mrs, Miss/Ms, Dr, например:

Dear Mr Travis! — Уважаемый мистер Трэвис!

Лучше, конечно, отправлять такое письмо конкретному лицу (постарайтесь выяснить имя).

Вводный абзац

В этом абзаце вы даете общую информацию: указываете, на что собираетесь жаловаться, и говорите, где и когда произошло событие (если это существенно), указываете максимум информации о предмете жалобы и указываете причину жалобы.

Например, так:

I bought a microwave oven (TOSHIBA EM131A5C-SS) from your store on November 15th. And I’m writing to complain about the poor customer service. — Я купил микроволновую печь (TOSHIBA EM131A5C-SS) в вашем магазине 15 ноября. И я пишу, чтобы сообщить о некачественной работе сервисной службы.

Эта часть письма должна содержать максимум информации об объекте жалобы, но при этом быть короткой.

Тело complaint letter

В этой части письма вы можете расширить доводы. Обязательно придерживайтесь фактов и не будьте сдержанны в эмоциях. Любая жалоба должна быть подкреплена обоснованием. Если было несколько проблем, используйте соединители, такие как firstly (во-первых), secondly (во-вторых), additionally (дополнительно), furthermore (кроме того), to make matters worse (что еще хуже), finally (наконец), чтобы перейти от одной проблемы к другой.

I sent my microwave oven for repair three weeks ago, but still have not received any information on its condition. Although the terms of the contract indicate that the conclusion will be given within a week.

Furthermore, the service department refuses to transfer information to higher responsible persons and is rude to customers.

Я сдал микроволновую печь в ремонт три недели назад, но до сих пор не получил информации по ее состоянию. Хотя в условиях договора указано, что заключение будет дано в течение недели. Что еще хуже, сервисная служба отказывается передавать информацию вышестоящим ответственным лицам и хамит клиентам.

Если у вас есть еще какие-то претензии, то каждую новую проблему вы описываете в новом абзаце.

Заключительный абзац

Напишите, как вы хотите решить эту проблему. Упомяните о своих чувствах и неудобстве из-за сложившейся ситуации.

My disappointment, as you can imagine, is great. I insist that you replace the faulty appliance at once at no extra cost. I hope this matter will receive your immediate attention. — Мое разочарование, как вы понимаете, велико. Я настаиваю на немедленной замене неисправного прибора без дополнительных затрат. Я надеюсь, что вы незамедлительно обратите внимание на это.

Не забудьте подписаться в конце письма, используя один из вариантов:

• Yours sincerely (с уважением, ваш…) — эту фразу лучше использовать, если в начале письма вы обращались  к получателю по имени;
• Yours faithfully (с уважением, ваш…) — эта фраза уместна, когда получатель письма неизвестен, и вы обращались к нему Mr/Mrs и т. д.

Советы по написанию

Помимо соблюдения структуры письма-жалобы на английском, необходимо учесть еще несколько факторов.

1. Сосредоточьтесь на самых важных фактах. Не давайте ненужной справочной информации.
2. Всегда проверяйте свое письмо после его написания: структуру предложений, грамматику, орфографические ошибки.
3. Помните, что, несмотря на жалобу и претензии, вы должны сохранять вежливый и формальный тон.

Letter of complaint пишется в официальном стиле. Чтобы придерживаться формального тона и сделать письмо менее личным, используйте модальные глаголы и пассивные конструкции.

• We were given… — Нам дали…

• We were told… — Нам сказали…

• I was assured… — Меня заверили…

• I was ignored… — Меня проигнорировали…

• I was charged… — У меня запросили…

Кроме того, используя пассивные конструкции, вы указываете, что что-то произошли с вами, а не вы это сделали, т. е. сразу переводите фокус.

Вы можете добавить такие наречия, как very (очень) или extremely (чрезвычайно), чтобы усилить чувства.

Также можно использовать прилагательные для описания проблем, с которыми вы сталкиваетесь. Подберите прилагательные, которые точно описывают ситуацию.

The room was dirty. — Комната была грязная.

The bus was uncomfortable. — Автобус был неудобным.

The sandwich was not fresh. — Сэндвич был несвежим.

Полезные фразы

Писать complaint letter не самая простая задача, поэтому мы подготовили список фраз, которые помогут вам правильно оформить каждую из частей такого письма.

Желаем, чтобы товары и услуги вас всегда радовали. А если все же случится неприятность, вы теперь знаете, как правильно написать жалобу на английском. 

Источник: https://englishpapa.ru/complaint-letter-na-anglijskom/