Стоимость содержания кассового аппарата: какие расходы в год

Рано или поздно каждый предприниматель сталкивается с необходимостью использования онлайн-кассы. LIFE PAY рассказывает, с какими тратами придется столкнуться и как можно на них сэкономить
 

И если стоимость покупки и установки ККТ можно узнать за 15 минут в интернете, то вопрос о сумме содержания аппарата, чаще всего, остаётся загадкой.

Перед тем как рассказать о том, сколько вам придётся тратить на обслуживание кассы, должны предупредить, что современное кассовое оборудование стоит недёшево и это стоит обязательно учитывать перед установкой в торговой точке.

Какие расходы на онлайн-кассу

На законодательном уровне закреплено — ИП и ООО, которые продают товар или оказывают услуги должны использовать ККТ (контрольно-кассовую технику) в расчётах со своими клиентами.

Предприниматель может поступить следующим образом: купить аппарат, взять в рассрочку или аренду. Однако помимо оплаты ККТ, ИП предстоит оплатить следующие услуги:

• фискальный накопитель — от 9000 рублей за 15 месяцев;
• договор с Оператором фискальных данных — от 5000 рублей в год;
• электронную подпись — 2000 рублей;
• интернет — от 700 рублей.

По желанию предприниматель может воспользоваться услугами центра технического обслуживания. Это решит ряд важных проблем:

• Центр возмёт на себя обязательства по регистрации и настройке оборудования.
• Совершат интеграцию оборудования с системой складского учёта.
• Обновят ПО.
• Займутся подачей заявления на налоговый вычет.
• Устранят технические и системные неполадки.

Для чего необходимо обслуживание касс

Любые кассовые аппараты нуждаются в своевременном обслуживании. Эта процедура включает в себя ряд мер по обеспечению корректной работы оборудования, а именно: предотвращение и устранение неполадок, а также решение возникающих проблем у кассиров, связанных с ПО.

В большинстве случаев кассиры не обладают необходимыми знаниями и навыками для решения этих проблем, поэтому требуется участие специалиста, который мог бы оказать быструю и эффективную помощь. Онлайн-касса, как и любое оборудование, может выйти из строя, если не получит необходимого ухода. А её восстановление стоит немало, не считая уже полной замены аппарата.

Ещё в 2017 году кассовые аппараты проходили процедуру обязательного технического обслуживания в соответствующем центре – ЦТО (Центр технического обслуживания). На данный момент использование услуг ЦТО предлагается в добровольном порядке, но многие предприятия продолжают пользоваться ими. Это связано с тем, что законодательство строго регулирует использование онлайн-касс, и нарушение правил (даже небольшое отклонение от нормы) может привести к штрафам и приостановки деятельности организации.

Эти же Центры технического обслуживания выполняют роль посредника в плане отправки данных между владельцем кассового аппарата и оператором фискальных данных (ОФД). Функции ОФД заключаются в получении, компоновке и передаче данных со всех онлайн-касс в Федеральную налоговую службу.

Использование услуг оператора при расчётах на онлайн-кассе является обязательным. Кассовый аппарат может быть полностью заблокирован, если чек не будет отправлен в налоговую службу. Чтобы это избежать требуется техническое обслуживание.

Выгода от проведения технического обслуживания

Предприниматели не просто так продолжают пользоваться услугами технического обслуживания кассовых аппаратов. Связано это с рядом причин:

• Экономия времени. Ремонт кассовой техники происходит квалифицированным специалистом по уже отработанному алгоритму. Часто проблема устраняется прямо на месте без транспортировки аппарата в сервисный центр.
• Финансовая выгода. Обслуживание кассы по договору – гарантия ее работоспособности за фиксированную плату. Модель работы схожа с моделью страховых компаний.
• Удобство. Некоторые ЦТО предоставляют ККТ взамен на технику предпринимателя, которая находится на ремонте, чтобы он не приостанавливал свою деятельность.
• Возможные штрафы. Согласно Федеральному закону (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ), штраф за некорректную настройку ККТ может доходить до 10 000 рублей. Также взыскание может составить всю сумму выручки, которая была полученная «мимо» кассы или при ее неработоспособном состоянии. Таким образом, стоимость содержания кассового аппарата будет значительно меньше даже с учетом регулярных расходов на ТО, нежели регулярная уплата штрафов.

Какие опции получает клиент ЦТО

Список предоставляемых услуг зависит не только от определенного центра, но и выбранного тарифа. Выделим наиболее распространенные опции, которые получит клиент среднестатистического ЦТО:

• удаленные консультации по выбору и настройке ККТ;
• проверка и контроль работоспособности всего оборудования (как физической, так и программной);
• ремонт или замена любых физических компонентов;
• обновление прошивки и настройка работы ККТ;
• замена фискального накопителя по истечении срока его действия, при заполнении памяти, либо другой нештатной ситуации;
• мониторинг исправности отправки всей информации ОФД.

Расходы на онлайн-кассу, а точнее, на её обслуживание зависят не только от количества предоставляемых услуг ЦТО, но и длительности контракта. Этот срок может составлять как месяц, так и более года.

Издержки содержания и обслуживания

При составлении финансового плана, важно учитывать, что расходы на организацию кассовой системы могут быть как единоразовыми, так и регулярными. К единоразовым расходам можно отнести покупку оборудования: онлайн-кассы, терминала, сканера или ящика с отсеками для хранения купюр. Важно учитывать, что фискальный регистратор не сможет функционировать без вычислительного оборудования, иначе его набор функций ограничиться лишь печатью чеков с последующей передачей данных оператору.

К регулярным расходам в первую очередь относится покупка ФН (фискального накопителя). Если остальное оборудование просто должно находиться в исправном состоянии, то к ФН в кассах применяются более строгие контролирующие меры. Накопитель приобретается и функционирует лишь в рамках определенного срока, который может составлять 13, 15 или 36 месяцев.

Зависит выбор от типа налогообложения и специфики ведения бизнеса. Также регулярными расходами считаются затраты на обеспечение интернет-соединения (Wi-Fi или SIM-карта), так как онлайн-касса без него не будет функционировать.

Онлайн-касса для ИП: сколько стоит и как не переплатить

К сожалению, ККМ это неготовая система, которую можно приобрести, установить и начать пользоваться. Она состоит из нескольких различных компонентов, подбирать которые необходимо исходя из специфики ведения бизнеса, а также ряда прочих факторов. Все компоненты можно разделить на 3 категории: ФН, кассовый аппарат и дополнительное оборудование.

Фискальные накопители:

• 13 месяцев – от 5 000 рублей;
• 15 месяцев – от 8 000 рублей;
• 36 месяцев – от 11 000 рублей.

Важно понимать, что стоимость ФН формируется не только из срока его действия, но и из версии (1.0, 1.05, 1.1), а также самого ОФД, который эти накопители предоставляет.

Роль кассового аппарата могут выполнять:

• Автономная касса – от 12 000 до 19 000 рублей. Наиболее доступная разновидность кассовых устройств, которая имеет встроенное ПО и не нуждается в стороннем оборудовании. Такая замкнутая система в то же время является основным недостатком этого вида ККМ:

— для обновления прошивки придется вызывать специалиста
— нельзя (либо сложно) подключить дополнительные устройства для автоматизации и ускорения работы
— ограниченная база товарных позиций, которые вносятся лишь через саму кассу

• Смарт-терминал – от 17 000 до 40 000 рублей. Не требует подключения сторонних вычислительных устройств, но имеет отличную совместимость с кассовым оборудованием. Встраиваемое ПО значительно расширяет возможности ведения бизнеса, позволяет проводить акции, вводить программы лояльности и анализировать продажи в целом.

• Фискальный регистратор – от 9 000 до 45 000 рублей. Устройство является лишь основной модульной кассовой системы и не может использоваться в качестве самостоятельного. Такие ККМ отлично подходят для создания функциональных платформ, которые выполняют широкий спектр задач. Чаще всего приобретаются для ООО, благодаря своей совместимости и информативности.

Учитывайте, что фискальный регистратор требует дополнительного оборудования для работы, так как не может самостоятельно организовать все процессы. Если вам необходима готовая система для организации рабочего места и приема платежей, рекомендуем рассмотреть POS-системы – от 10 000 до 90 000 рублей, в зависимости от набора функций и дополнительного оборудования.

Стороннее оборудование:

• торговые весы – от 3 400 рублей;
• сканер – от 1 500 рублей;
• денежный ящик – 2 000 рублей;
• расходные материалы (чековая лента, риббон, картриджи и т.д.) – от 100 рублей;
• терминал сбора данных – от 16 000 рублей;
• торговый эквайринг, как правило, бесплатно, выдаются обслуживающим банком за процент от продаж, либо фиксированную плату в месяц.

Как не переплатить при покупке ККТ

Оптимальный способ экономии при покупке кассовой техники – тщательно подойти к вопросу выбора всего оборудования, вплоть до расходных материалов. Определите для себя необходимую комбинацию устройств, которая будет выполнять все задачи. Покупка готовых систем приведет к переплате за функции, которыми вы никогда не будете пользоваться.

Прочие расходы для ИП при покупке ККТ

Покупка кассового аппарата со всем сопутствующим оборудованием – далеко не единственная статья расходов при организации кассовой системы. Для обеспечения работы ККТ в соответствии со всеми нормами нужно выполнить ряд операций, которые имеют свою стоимость. Делятся они на разовые и постоянные.

Разовые:

• Настройка и установка ПО. Любая современная касса работает на основе программного обеспечения. ПО необходимо предварительно установить и настроить. Некорректная настройка может привести к получению штрафов, поэтому не рекомендуем делать это самостоятельно. Проще воспользоваться услугами специалиста, стоимость которых составит около 2-4 тысяч рублей.
• Подключение систем контроля качества. Если вы планируете вести торговлю товарами с акцизами или маркировками (табак, алкоголь, мех, постельное белье, автошины), то придется интегрироваться в соответствующие программы: ЕГАИС или «Честный знак». Подключение к каждой программе будет стоить от 1 500 рублей.

Постоянные:

• Лицензионное ПО. Установка и настройка ПО – разовый расход, который оплачивается стороннему специалисту или компании. Необходимо оплачивать и само программное обеспечение, которое предоставляется лишь на определенный срок. Расходы в год на такое ПО могут доходить до 15 000 рублей.
• Услуги ОФД. Услуги ОФД для большинства предприятий являются обязательными. Их длительность, как правило, равна сроку действия фискального накопителя, то есть 13, 15 или 36 месяцев. Средняя стоимость услуг составляет 200 руб/месяц.
• Интернет. Для оперативной отправки данных оператору необходимо наличие интернет-подключения. Для организации подключения кассы к сети используются специальные тарифы, стоимость которых составляет примерно 1500 руб/год на 1 устройство.
• Техподдержка. Услуги технической поддержки предоставляются производителем оборудования или сторонней компанией. В перечень услуг может входить полная автоматизация практически всех перечисленных выше платных и трудоемких процессов: от регистрации кассы до полной ее настройки, включая подключение к интернету. Если брать стандартные услуги по ремонту и работе с ПО, то их стоимость будет составлять около 4-7 тыс руб/год.

Дешевая касса или дорогая: есть ли разница

Набор контрольно-кассовой техники зависит от массы различных факторов:

• специфика бизнеса;
• количество и объемы продаж;
• наличие подакцизных и маркированных товаров;
• расположение кассы.

Уникальный набор задач, которые должна выполнять касса, формирует и каждый отдельный элемент, соответствующий заданным требованиям. Именно поэтому порекомендовать то или иное устройство при ограниченном бюджете — невозможно.

Покупка бюджетных ККМ имеет смысл только в том случае, если их функциональности будет достаточно для потребностей бизнеса. Касса не может быть слабым узлом предприятия. Она должна обеспечивать высокую скорость сервиса даже при больших нагрузках.

К примеру, бюджетная касса с отсутствием сканера штрихкодов (кассиру придется вводить код или искать позицию вручную) при повышенном количестве клиентов вызовет появление длинных очередей, а вместе с ними и негативные ассоциации с именем вашего бизнеса. Такое снижение лояльности усложнит развитие и масштабирование компании или приведет к ухудшению показателей. В итоге безобидная экономия может отнять гораздо больше.

Что касается дорогих касс, то здесь ситуация немного другая. Скорее всего, такая ККТ будет без проблем справляться с поставленными перед ней задачами. По этой причине есть смысл переплачивать лишь за 2 фактора: комфорт и перспектива расширения.

Более дорогие решения для кассовых систем, как правило, настроены на максимально простое и понятное взаимодействие с оператором: их подключение и настройку можно провести даже без привлечения стороннего специалиста, а сбор, хранение, отправка информации и другие процессы более автоматизированы. Это позволяет экономить как время, так и деньги, что в случае с бизнесом равноценно.

Есть смысл брать ККТ из более дорого сегмента с целью раскрытия ее потенциала в будущем:

• подключение дополнительного оборудования,
• расширение ассортимента товара,
• введение новых способов оплаты.

Важно отдавать себе отчет о том, что в ККТ будет использоваться, а что нет. Если вы не понимаете, как эффективно задействовать дорогостоящее оборудование, то его покупка не является целесообразной.