Документы в логистике: как правильно оформить грузоперевозку
В логистике, как и в любой сфере бизнеса, есть ряд базовых и специфических документов. Рассказываем о них – в новом материале.
Базовыми документами, которые используются в любой сфере бизнеса, являются договор, контракт и заказ-наряд или заявка – упрощенный вариант договора. Суть этих документов – гарантировать исполнение обязательств сторонами.
«В логистике необходимыми документами являются договор или его формы, товарно-транспортная или транспортная накладная и универсальный передаточный документ – УПД. При этом специфическим для логистики документом является товарно-транспортная или транспортная накладная. УПД, так же как и договор, массово применяется и в других сферах бизнеса. Все вместе они подтверждают законность услуги и ее оплату, факт перевозки груза и ее достоверность», – отметила коммерческий директор сервиса «Грузовичкоф» Екатерина Мухина.
Эти документы, в свою очередь, бывают сопроводительными и закрывающими.
Закрывающим документом является УПД. В нем должны быть указаны реквизиты сторон, какая услуга оказана – что именно и сколько продали, стоимость услуги, дата оказания услуги и подписи сторон.
Товарно-транспортные или транспортные накладные являются сопроводительными перевозочными документами. «Любой товар, который числится на балансе грузоотправителя, должен перемещаться на основании документа. Такими документами и являются ТТН и ТН: они подтверждают факт и законность перевозки груза, то есть факт того, что груз был принят и доставлен. Поэтому накладные являются специализированными документами для сферы логистики. При этом, формирование этих сопроводительных документов находится в зоне ответственности грузоотправителя», – добавила Екатерина Мухина.
В накладных должны быть указаны реквизиты грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, адреса – откуда и куда доставляется груз, и точная информация о грузе: что конкретно перевозится, количество, масса и т.п., а также подписи сторон, дата и время получения и сдачи груза.
Водитель, получая груз, должен убедиться, что написанное в накладной, соответствует действительности: тот ли груз размещен, то ли количество, а также проверить целостность его упаковки. Убедившись в соответствии, водитель ставит свою подпись в документе, и с этого момента ответственность за груз – вплоть до момента его сдачи получателю – лежит на нем. «Так как в логистике именно заверенная обеими сторонами ТТН или ТН является документом, подтверждающим факт перевозки груза, строго необходимо соответствие действительности тому, что указано в накладной», – подчеркнула коммерческий директор «Грузовичкоф».
Если при погрузке зафиксировано какое-либо несоответствие груза тому, что указано в документе, на месте составляется акт – ТОРГ-12, в котором прописываются все неточности. Также на месте могут быть внесены изменения в ТТН или ТН, либо, например, выполнена замена груза.
Помимо этих основных документов, необходимых в грузоперевозках, существуют и дополнительные, наличие и оформление которых определяется самим грузоотправителем, системой документооборота и бухгалтерского учета в каждой конкретной компании.
Так, к дополнительным документам относятся страховой полис, маршрутный лист, доверенность, лицензия на специализированную перевозку, например, вывоз мусора.
В сервисе реализовано потоковое страхование, то есть по желанию клиента может быть застрахован каждый груз, а благодаря взаимодействию со страховым брокером оформление полиса происходит оперативно и в электронном формате. «Как перевозчик мы несем всю ответственность за груз вплоть до момента его отгрузки. Поэтому стремимся страховать практически все заказы: это гарантирует надежность и безопасность доставки, что важно для наших клиентов и, соответственно, является целью и основной ценностью в нашей работе. Кроме того, эта услуга более чем доступна, ведь стоимость страховой премии не превышает 150 рублей», – пояснила Екатерина Мухина.
Маршрутный лист – это документ, в котором указываются все адреса в маршруте, точки погрузки и выгрузки. Грузоотправитель сам формирует правила применения этого документа. Маршрутные листы бывают бумажные – отрывные и не отрывные, и электронные. В сервисе используют последний: составление маршрутных листов автоматизировано с помощью специальной программы, в которой непосредственно работают водители и логисты. Это позволяет оперативно осуществлять внутригородскую доставку с учетом объемов бизнеса. Например, только в Санкт-Петербурге ежедневно выполняется более тысячи разных заказов, соответственно, бумажный документооборот в таком случае несет в себе значительные непрофильные издержки.
«Мы учитываем специфику, ритм, объем и особенности каждого бизнеса. Благодаря нашим ресурсам – большому автопарку, квалифицированному персоналу и современным техническим решениям – мы оперативно подстраиваемся под запрос клиента, чтобы максимально эффективно достигнуть поставленных целей. В том числе мы опираемся на запрос заказчика в части документооборота и готовы предоставить все необходимые документы», – подвела итог Екатерина Мухина.